Dai fiducia al tuo capo con un piano di gestione dei rischi

Contenuto

• Che cos'è la gestione dei rischi nella gestione dei progetti?
• Pianificazione della gestione dei rischi
• Un processo di gestione del rischio in 5 fasi
• Passaggio 1: avviare
• Passaggio 2: identificare
• Passaggio 3: valutare
• Passaggio 4: pianificare le risposte
• Passaggio 5: attuare

I migliori project manager hanno la piena fiducia del loro manager di linea e sponsor del progetto. I dirigenti dietro i loro progetti li credono quando affermano di aver bisogno di finanziamenti extra, più risorse o aiutano a risolvere un problema.

Quando lavori in situazioni rischiose, hai bisogno del kit giusto. Come un escursionista con uno zaino di corda e ramponi, hai bisogno anche degli strumenti per affrontare il rischio del progetto.

Puoi aumentare la fiducia del tuo manager nel tuo progetto con un piano di gestione dei rischi. Un semplice processo in cinque passaggi può trasformare enormemente il modo in cui il tuo capo vede il tuo progetto (e tu).

Che cos'è la gestione dei rischi nella gestione dei progetti?

La gestione dei rischi nella gestione dei progetti è il processo di identificazione, valutazione e risposta ai rischi del progetto.

I rischi del progetto sono elementi che potrebbero influenzare il progetto (positivamente o negativamente, ma generalmente le persone interpretano il rischio come eventi che avrebbero un impatto negativo sul progetto).

Che il tuo progetto sia grande o piccolo, avrà dei rischi associati. Questi rischi potrebbero essere qualsiasi cosa, dal rischio che la tua parata scolastica venga spazzata via dal rischio di un aumento dei prezzi a un componente critico del tuo nuovo circuito.

Il rischio del progetto, se non gestito correttamente, può rendere più difficile la consegna corretta del progetto. I rischi non controllati possono aggiungere tempo al tuo programma, lavorare al tuo tempo e denaro al tuo budget. I manager si innervosiscono per questo genere di cose. Tutto ciò può essere evitato con un piano di gestione dei rischi.

Pianificazione della gestione dei rischi

Un piano di gestione del rischio è un ottimo modo per aumentare la tua fiducia nella capacità del team di progetto di fornire e ciò si traduce anche in un aumento della fiducia del tuo manager. Vuoi che credano di poterlo fare e vuoi che siano consapevoli di ciò che potrebbe impedirti di consegnare il progetto con successo. Un piano di gestione del rischio è uno strumento perfetto per farlo.

E indovina cosa? È davvero facile iniziare.

La gestione del rischio del progetto è un semplice processo in cinque fasi. Non rendiamolo più complicato di quanto debba essere. Questo è qualcosa su cui puoi iniziare oggi, prepararti a discuterne alla prossima riunione e farlo terminare mentre qualcuno sta scrivendo i verbali.

Un processo di gestione del rischio in 5 fasi

Come in molte parti della gestione dei progetti, la gestione dei rischi è un processo. I cinque passaggi sono:

1. Iniziato
2. Identificare
3. Valutare
4. Risposte al piano
5. Strumento

Se questi termini non significano molto per te in questo momento, ti preghiamo di attenerci: spiegherò tutto.

Passaggio 1: avviare

Innanzitutto, si desidera impostare il contesto per la gestione del rischio nell'ambiente di gestione del progetto.

Probabilmente non c'è molto lavoro da fare qui perché qualcuno nella tua azienda avrà già preparato una politica di rischio aziendale e tutto ciò che devi fare è rintracciarla. Ciò spiegherà l'approccio dell'azienda al rischio e potrebbe persino imporre i modelli necessari. I modelli ti salvano sempre un lavoro, quindi cerca anche quelli!

Anche se non disponi di una politica di rischio aziendale, qualcun altro che gestisce progetti insieme a te potrebbe avere un piano di gestione del rischio di progetto che puoi copiare. Perché reinventare la ruota? Riutilizzare i documenti è un must se vuoi risparmiare tempo e fare di più.

Usa ciò che hai scoperto per produrre un piano di gestione dei rischi per il tuo progetto. Questo fa parte del piano generale di gestione del progetto e spiega come affrontare la gestione del rischio nel progetto.

Se non sai cosa inserire, continua a leggere! I prossimi passi ti daranno un'idea migliore di cosa parlare nel tuo piano di gestione dei rischi.

Ciò migliora la fiducia: Mostrare al proprio manager che si ha un approccio per affrontare l'incertezza sul proprio progetto e che si intende gestire attivamente il rischio.

Passaggio 2: identificare

Dopo aver delineato un approccio, puoi iniziare a lavorare con esso.

Ora identifichi i rischi che influenzeranno il tuo progetto. Questa è solo un'istantanea nel tempo e il tuo registro dei rischi è qualcosa che vorresti tornare di volta in volta per assicurarti che venga inserito anche qualcosa di nuovo.

È possibile identificare i rischi utilizzando una lista di controllo dei rischi comuni, intervistando le parti interessate sul progetto (in particolare le parti interessate difficili in quanto generalmente hanno molto da dire su cosa potrebbe andare storto), sessioni di brainstorming e usando il buonsenso.

Stai cercando cose che potrebbero causare problemi se mai accadessero. (Ricorda, i rischi non sono ancora accaduti. I problemi del progetto sono cose che sono già accadute.)

In ogni caso, dovresti assolutamente coinvolgere altre persone. Da solo, non avrai l'intera immagine e finirai per perdere le cose.

I rischi possono e devono essere identificati da chiunque. Come project manager, il tuo compito è quello di incoraggiare i tuoi colleghi ad aumentare i rischi con te in modo che come team tu possa fare qualcosa al riguardo.

Tutti i rischi identificati dovrebbero essere registrati nel registro dei rischi. Se hai un coordinatore del progetto nel team o una persona di supporto del progetto, possono farlo. Altrimenti, fa parte delle attività amministrative da svolgere.

Ciò migliora la fiducia: Dimostrare di essere a conoscenza dei principali rischi che potrebbero influire sul progetto e di disporre di mezzi per rimanere costantemente consapevoli dei nuovi rischi.

Passaggio 3: valutare

I rischi vengono quindi valutati per probabilità e impatto. Quando stai valutando un rischio, pensa a quanto è probabile che si verifichi, quanto costerebbe gestire e quanto tempo verrebbe probabilmente aggiunto alla sequenza temporale del tuo progetto.

Come ulteriore misura, puoi anche valutare la prossimità, il che significa quanto è vicino il tempo probabile che si verifichi il rischio. Un rischio con elevata vicinanza potrebbe potenzialmente verificarsi presto. Un rischio con bassa prossimità potrebbe accadere ad un certo punto in un futuro lontano. Questo può darti un altro fattore per dare priorità al tuo tempo ed energia quando si tratta di affrontare i rischi.

Ciò migliora la fiducia: Garantire al proprio manager che tutti i membri del team abbiano una chiara idea di cosa succederebbe se uno di questi rischi dovesse concretizzarsi.

Passaggio 4: pianificare le risposte

Ora arriviamo alla parte carnosa del tuo piano di gestione dei rischi. In questo passaggio, scopri come gestire il rischio identificando una risposta appropriata.

Lo facciamo perché fino ad ora tutto ciò che hai è un elenco di ciò che potrebbe accadere per far fallire il tuo progetto in futuro e quanto sarebbe grande un affare. Quello che il tuo manager vorrà sapere dopo è: che cosa hai intenzione di fare al riguardo?

In generale, ci sono quattro cose che puoi fare per affrontare e gestire un rischio di progetto. Loro sono:

• Evitare: adottare misure per evitare che si verifichi questo risultato.
• Trasferimento: spostare la responsabilità verso un'altra parte, ad esempio con una polizza assicurativa.
• Mitigare: agire per ridurre l'impatto del problema se si verifica.
• Accetta: comprende che può verificarsi un risultato rischioso e con il consenso del team non interviene per prevenirlo.

Alcuni dei tuoi rischi potrebbero avere un esito positivo. Ad esempio, esiste il rischio che tu venda così tanto del nuovo prodotto da interrompere le linee telefoniche. Sarebbe un bel problema, ma è comunque un rischio che dovresti pianificare.

Esistono diversi modi per prepararsi a un rischio positivo, tra cui:

• Sfruttamento: fai del tuo meglio per assicurarti che questo risultato si verifichi in modo da poter raccogliere i frutti.
• Condividi: collabora con un altro collega o azienda per aumentare la probabilità di un rischio positivo.
• Migliora: influenza i fattori che potrebbero contribuire a un risultato positivo e cerca di ottenere ancora più benefici.
• Accetta: riconosce la possibilità di un rischio positivo e non fare nulla.

Dovrai capire quale strategia di risposta è la migliore per ogni rischio nel tuo registro. Ad esempio, potresti decidere che il rischio di crollo del tetto della fabbrica è qualcosa che accetti semplicemente perché non è probabile che accada. Tuttavia, il rischio che l'intossicazione alimentare elimini metà della forza lavoro è qualcosa che attivamente mitigherai riqualificando tutto il personale della ristorazione. Se è successo prima ed è in realtà abbastanza probabile a meno che tu non faccia qualcosa al riguardo, vorrai mitigare il rischio.

Una volta identificata e concordata la risposta, i proprietari dei rischi possono essere nominati per eseguire il piano d'azione per la gestione dei rischi. In altre parole, hai bisogno di qualcuno che sia responsabile di vedere attraverso le attività che sei d'accordo nel tuo piano.

Ciò migliora la fiducia: Mostrando al tuo manager che hai considerato cosa fare delle cose che potrebbero causare problemi al tuo progetto e che stai mettendo in atto piani per ridurre l'incertezza e il rischio sul progetto.

Passaggio 5: attuare

Il piano di gestione dei rischi dovrebbe ormai includere chi sarà responsabile dell'esecuzione delle attività di mitigazione dei rischi per ciascun rischio. Ora dovrebbero svolgere tali compiti in modo da gestire attivamente i rischi aperti.

Ciò migliora la fiducia: Dimostrando che tu e il tuo team di progetto potete seguire ciò che avete detto che avreste fatto. Riferendo su ciò che hai raggiunto e sui rischi che hai mitigato, mostra al tuo team di gestione che sei seriamente intenzionato a consegnare e fare ciò che serve per rendere il tuo progetto a prova di futuro contro i problemi.

Una volta che un rischio è passato - quando non è più rilevante perché è accaduto o non può più accadere - è possibile chiuderlo dal registro dei rischi.

La messa in atto di questo piano di gestione dei rischi del progetto può distinguerti dagli altri manager. Il tuo capo avrà la prova che puoi pensare in modo strategico e creativo a ciò che potrebbe causare lo scioglimento del tuo progetto e, cosa più importante, fare qualcosa al riguardo. Sarai la persona a gestire attivamente i problemi prima che si verifichino, spazzando via i blocchi stradali e preparandoti a tutto!

Essere considerati bravi a gestire il rischio del progetto è un modo infallibile per essere visto come un paio di mani sicure dal management. Non hai bisogno di un sacco di esperienza o certificati per iniziare a gestire con successo il rischio del progetto (sebbene esistano qualifiche formali nella gestione del rischio). Questo semplice processo in cinque fasi significherà presto che la gestione del rischio del progetto è integrata nei piani del progetto.