Ciò che i datori di lavoro non devono tenere nei registri del personale

Contenuto

• Linee guida per i contenuti del file del personale dei dipendenti
• Le informazioni nei registri del personale devono essere fattuali.
• I registri del personale devono essere attentamente assegnati alle posizioni dei file appropriate.
• I supervisori, i dirigenti e gli altri dipendenti che inseriscono la documentazione nei registri del personale necessitano di formazione.
• Bilancia le informazioni che inserisci nei registri del personale.
• Riconosci la differenza tra le note personali di un supervisore relative al personale addetto ai rapporti e i registri ufficiali del personale dell'azienda.
• La documentazione di assunzione e le note di intervista presentano un po 'di dilemma.
• Documentazione fattuale sulle decisioni di assunzione.
• Esempi specifici di documentazione che non dovrebbero essere presenti nei registri del personale

I datori di lavoro non devono mai inserire particolari elementi nei registri del personale generale. I contenuti dei file e dei record del personale dei dipendenti sono generalmente accessibili al personale delle Risorse umane, al dipendente e al responsabile o supervisore del dipendente, in alcune aziende.

In altri, l'accesso è limitato al personale delle risorse umane e i dipendenti possono richiedere l'accesso ai propri registri. Gli avvocati possono anche citare in giudizio i contenuti dei registri del personale per azioni legali e reclami della Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC). Un ex dipendente può anche richiedere una copia dei suoi registri del personale.

Le migliori pratiche rendono il fascicolo personale accessibile solo dai membri dello staff delle risorse umane. È necessario tenere i file del personale chiusi a chiave in un'area di archiviazione che li rende inaccessibili agli altri dipendenti.

Con tutti questi potenziali usi e potenziali visualizzatori delle registrazioni del personale dei dipendenti, un datore di lavoro deve avere cura di conservare una documentazione oggettiva e fattuale della storia occupazionale di un dipendente nei registri del personale dei dipendenti.

Di conseguenza, vorrai applicare queste linee guida generali alla documentazione che conservi nei registri del personale della tua organizzazione.

Linee guida per i contenuti del file del personale dei dipendenti

Le informazioni nei registri del personale devono essere fattuali.

Pareri del supervisore o del personale delle risorse umane; note casuali; pettegolezzo; voci infondate; domande, segnalazioni o accuse tattletali di altri dipendenti che sono inesplorate; accuse non perseguite, indagate e concluse; e qualsiasi altra informazione, commento o nota non fattuale dovrebbe essere esclusa dal dossier del personale di un dipendente.

Uno dei peggiori esempi di commenti offensivi che un responsabile delle risorse umane ha trovato archiviato in un registro del personale dei dipendenti, riguardava le note di intervista del responsabile delle assunzioni. Uno ha dichiarato: "Forse troppo grasso per salire e scendere dalle scale, se necessario." Immagina che un dipendente, un avvocato e persino futuri impiegati e supervisori leggano commenti come questi.

In un'altra società, il manager ha trovato note prive di fondamento che manager e altri avevano inserito nei file dei dipendenti come "Mary è arrabbiata perché non ha ottenuto un rilancio. Ha rallentato il suo lavoro intenzionalmente per ottenere anche con il suo manager". Vedi il problema?

I registri del personale devono essere attentamente assegnati alle posizioni dei file appropriate.

Determinare un protocollo per i registri del personale dell'azienda in base alle leggi statali e federali, alle leggi sull'occupazione come la Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996 (HIPAA) e le migliori pratiche dei datori di lavoro.

Quindi, attenersi al protocollo. Non vuoi trovare scuse casuali del dottore nascoste nella cartella personale quando appartengono a una cartella clinica. Né, vuoi la motivazione e la giustificazione per la promozione di un dipendente nel file delle buste paga.

Inoltre, non si desidera che i registri di una decisione di assunzione che coinvolgono il controllo dei precedenti o le note delle discussioni con ex datori di lavoro nel fascicolo del personale.

I supervisori, i dirigenti e gli altri dipendenti che inseriscono la documentazione nei registri del personale necessitano di formazione.

Chiunque abbia accesso e possa inserire documenti in un file del personale dei dipendenti ha bisogno di formazione per scrivere in modo appropriato la documentazione.

Dichiarare in un dipendente il rimprovero che l'impiegato era un punto morto completo non vincerà il tuo personale registra alcun premio. Tuttavia, è noto che i supervisori non addestrati scrivono dichiarazioni simili e le inseriscono nei file del personale dei dipendenti.

Meglio ancora, limitare l'accesso ai file al personale delle risorse umane che è responsabile dei registri e sa cosa dovrebbe e non dovrebbe essere inserito in un file del personale.

Bilancia le informazioni che inserisci nei registri del personale.

Includi sia gli aspetti positivi che quelli negativi della storia occupazionale di un dipendente. Troppo spesso, le registrazioni del personale sottolineano ogni evento negativo e mancano le componenti positive che ogni dipendente sperimenta. Pensa a rilanci, promozioni, premi di eccellenza e copie di elogi e ringraziamenti.

Riconosci la differenza tra le note personali di un supervisore relative al personale addetto ai rapporti e i registri ufficiali del personale dell'azienda.

Le note del supervisore utilizzate per il miglioramento delle prestazioni, per tenere traccia dei progetti e del completamento degli obiettivi e per determinare in modo corretto aumenti e piani di sviluppo delle prestazioni, ad esempio, appartengono al file privato di un supervisore, non ai registri ufficiali del personale dell'azienda.

Riconoscere anche la necessità di formare i supervisori su come prendere appunti e conservare la documentazione nel loro file di gestione. Gli stessi criteri per fatti, non opinioni ed esempi specifici, non per sentito dire, si applicano alle note private.

Le note private del supervisore possono essere citate in giudizio nel caso di una causa legale, pertanto si raccomanda cautela anche per le note private. Si sconsiglia la pratica dei supervisori di conservare copie dei registri presenti nel file del personale ufficiale nel loro file di gestione.

La documentazione di assunzione e le note di intervista presentano un po 'di dilemma.

La migliore pratica è quella di mantenere un file separato per ogni posizione che riempi che includa tutta la documentazione relativa al riempimento di quella posizione dalla registrazione del lavoro ai controlli di riferimento. I curriculum, le lettere di accompagnamento e le domande dei candidati appartengono a questo file, tranne per il fatto che è necessario spostare l'applicazione del dipendente assunto nel file del personale dei dipendenti.

Questo file contiene le liste di controllo ufficiali e i moduli che mirano alla rappresentazione imparziale delle qualifiche di un potenziale dipendente e supportano la tua decisione di assumere il candidato più qualificato. Le opinioni e le note del gestore delle assunzioni prese durante il processo di assunzione non fanno parte di questo file.

Le risorse umane possono raccogliere queste note per conservare la documentazione completa su una decisione di assunzione, ma non appartengono ai registri del personale.

Documentazione fattuale sulle decisioni di assunzione.

Questa documentazione include decisioni come la promozione, il trasferimento a un'opportunità laterale e gli aumenti di stipendio e appartengono alla documentazione del personale. Le opinioni del supervisore o delle risorse umane sul dipendente non lo fanno. Anche la documentazione ufficiale relativa alle azioni disciplinari come un avvertimento scritto appartiene al dossier del personale.

Esempi specifici di documentazione che non dovrebbero essere presenti nei registri del personale

Le seguenti informazioni non devono essere inserite nei registri del personale.La documentazione può richiedere un file separato, può essere classificata come nota di supervisione o di gestione o non deve essere affatto conservata da un datore di lavoro.

• Qualsiasi informazione medica appartiene alla cartella clinica.
• Le informazioni sui salari appartengono al file dei salari.
• I documenti che includono numeri di previdenza sociale dei dipendenti o informazioni sulle classificazioni protette di un dipendente come età, razza, genere, origine nazionale, disabilità, stato civile, credenze religiose e così via non devono mai essere conservati negli archivi del personale.
• La documentazione di supervisione ai fini della gestione del lavoro di un dipendente, della definizione degli obiettivi, del feedback fornito e così via deve essere archiviata in una cartella privata, di supervisore o di proprietà del gestore.
• Il materiale di indagine incluso il reclamo dei dipendenti, i colloqui con i testimoni, il colloquio con i dipendenti, i risultati, le raccomandazioni dell'avvocato e la risoluzione, nonché il follow-up per garantire nessuna ritorsione, dovrebbero risiedere in un fascicolo di indagine separato dai registri del personale.
• File I-9 dei dipendenti in un file o posizione I-9, lontano dalle registrazioni del personale dei dipendenti.
• Collocare controlli sui precedenti, inclusi anamnesi criminale, rapporti di credito e così via, e i risultati dei test antidroga in un file separato a cui supervisori, dirigenti e dipendenti non possono accedere. SHRM raccomanda questo file separato o raccomanda che queste informazioni possano anche essere archiviate nel file medico del dipendente.
• I registri delle pari opportunità dei dipendenti, come i moduli di autoidentificazione e i rapporti governativi, non devono essere archiviati nel fascicolo del personale né ovunque il supervisore abbia accesso.

Se segui queste linee guida, la tua organizzazione memorizza in modo efficace anamnesi professionale e fattibilità sostenibili e registri del personale nelle posizioni appropriate.

Disclaimer: Si noti che le informazioni fornite, sebbene autorevoli, non sono garantite per accuratezza e legalità. Il sito è letto da un pubblico mondiale e le leggi e le normative sull'occupazione variano da stato a stato e da paese a paese. Si prega di richiedere assistenza legale o assistenza da risorse governative statali, federali o internazionali, per assicurarsi che la propria interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la propria posizione. Queste informazioni sono indicative, idee e assistenza.