Come chiedere aiuto a uno sponsor del progetto
Contenuto
- Scarichi tutte le altre opzioni
- Sii specifico su ciò di cui hai bisogno
- Mantieni la tua richiesta focalizzata
La relazione tra un project manager e uno sponsor del progetto è molto simile a una tradizionale relazione dipendente / manager. Lo sponsor del progetto potrebbe non essere il manager diretto del project manager o anche nella catena di comando del project manager. Tuttavia, lo sponsor del progetto supporta il project manager mentre il team del progetto lavora per il completamento di un progetto.
Come un supervisore, uno dei principali modi in cui uno sponsor del progetto supporta un project manager è attraverso la gestione dei problemi che solo una persona con il peso organizzativo dello sponsor del progetto può gestire. Quando i project manager incontrano problemi che solo gli sponsor del progetto possono risolvere, ecco cosa devono fare i project manager.
Scarichi tutte le altre opzioni
Gli sponsor del progetto tendono ad essere a livello organizzativo in cui la maggior parte delle decisioni sono decisioni difficili perché se una decisione è facile, viene presa a un livello inferiore. Devono prendere decisioni difficili a volte con informazioni limitate.
Come project manager, devi assicurarti di aver esaurito tutte le altre opzioni per risolvere il tuo problema prima di andare allo sponsor del progetto. Ad esempio, supponiamo di avere un membro del team di progetto che non rispetta i suoi impegni. Prima di portare il problema allo sponsor del progetto, dovresti provare a risolvere il problema uno contro uno con il membro del team di progetto. Quando non funziona, dovresti andare dal supervisore del membro del team. Una volta che questo non riesce a risolvere il problema, puoi portarlo allo sponsor del progetto. Hai esaurito le tue opzioni per risolvere i problemi dal basso verso l'alto. Ora, lo sponsor del progetto può lavorare sulla questione dall'alto verso il basso. Lo sponsor del progetto dovrebbe risolvere il problema con il proprio collega e informarti del corso d'azione concordato.
L'ultima cosa che vuoi che accada è che lo sponsor del progetto fornisca una risoluzione che potresti aver implementato sotto la tua autorità senza alcun aiuto. A volte questo succede. Tutti fanno degli errori. Impara da queste situazioni quando si verificano e sarai un project manager migliore per questo. La prossima volta che si presenterà una situazione simile, la gestirai meglio di prima.
Sii specifico su ciò di cui hai bisogno
Mentre gli sponsor del progetto sono abituati a lavorare con informazioni incomplete, un project manager non dovrebbe tralasciare le informazioni pertinenti. È importante che lo sponsor del progetto abbia un contesto per la situazione che richiede la sua attenzione.
Una volta che lo sponsor del progetto ha un contesto adeguato per la decisione, sii specifico su ciò di cui hai bisogno dallo sponsor. Hai bisogno di indicazioni su come procedere? Hai bisogno dell'autorizzazione per intraprendere un'azione specifica? Hai bisogno di un problema risolto? Hai bisogno di risorse che non riesci a procurarti?
Se non hai riflettuto esattamente su ciò di cui hai bisogno, potresti prendere una decisione su ciò di cui hai bisogno ma scoprire in seguito che ti sei sbagliato. Rifletti sul problema prima di portarlo allo sponsor per ridurre al minimo il rischio di perdere tempo a vicenda.
Mantieni la tua richiesta focalizzata
Gli sponsor del progetto sono persone impegnate. Innumerevoli problemi attirano i loro programmi, risucchiando il loro tempo.
Quando un project manager ha un reale bisogno di tempo dello sponsor del progetto, questa non è una brutta cosa o un'intrusione al momento dello sponsor. Il tempo trascorso con il project manager e lo sponsor del progetto dovrebbe essere altamente produttivo. Mantieni la tua richiesta focalizzata in modo da utilizzare solo il tempo del tuo sponsor, se necessario.
Man mano che lo sponsor sperimenta una volta sola con te, non vedrà l'ora delle tue riunioni. Le persone ad alti livelli di organizzazioni spesso trascorrono il loro tempo in riunioni improduttive a cui devono partecipare. Partecipare a una riunione produttiva potrebbe essere un cambio di ritmo energizzante per lo sponsor del progetto.
