Utilizzo delle pietre miliari nella gestione dei progetti
Contenuto
- Quando utilizzare le pietre miliari del progetto
- Con quale frequenza inserire le pietre miliari nel tuo piano
- Come sono rappresentate le pietre miliari sul diagramma di Gantt
- Come nominare le pietre miliari
- Come ottenere le pietre miliari firmate
- Utilizzo delle pietre miliari per la comunicazione
Una delle caratteristiche distintive di un progetto è che dura per un determinato periodo di tempo. Ciò potrebbe durare da poche settimane a diversi anni, e in alcuni casi, per progetti di costruzione su larga scala o lavori pubblici, decenni.
Per tenere traccia dei progressi lungo la strada e garantire che i risultati chiave vengano raggiunti in base alla sequenza temporale, i project manager utilizzano le pietre miliari.
Una pietra miliare del progetto è un'attività con una durata pari a zero che indica risultati nel progetto. Sono usati come un modo per mostrare il movimento e il progresso in avanti e mostrare alle persone cosa sta succedendo, anche se non hanno una conoscenza dettagliata dei compiti coinvolti per arrivarci. A tale proposito, sono molto utili per la comunicazione delle parti interessate e per stabilire le aspettative.
Quando utilizzare le pietre miliari del progetto
Le pietre miliari nella gestione del progetto sono utilizzate per contrassegnare:
- L'inizio di importanti fasi di lavoro
- La fine di significative fasi di lavoro
- scadenze
- Quando viene presa una decisione importante
- Altri punti fissi nel tempo che devono essere richiamati in modo specifico
Con quale frequenza inserire le pietre miliari nel tuo piano
Un corso di formazione potrebbe raccomandare di inserire le pietre miliari nel tuo piano circa una volta al mese. Questo va bene e una buona regola empirica, ma devi usare il tuo giudizio professionale. Alcuni mesi potrebbero avere molte attività con importanti incontri contrassegnati come pietre miliari, decisioni prese, chiusura di una fase e inizio di un'altra.
In altri mesi potresti concentrarti sull'esecuzione, con pochissimo, se non altro, su cui puoi appendere una pietra miliare.
Ai fini del reporting, è utile creare un motivo per avere una pietra miliare almeno una volta in ogni ciclo di reporting.
Come sono rappresentate le pietre miliari sul diagramma di Gantt
Le pietre miliari sono uno dei componenti di un diagramma di Gantt e sono mostrati sul diagramma come un diamante. Non vengono mostrati come normali attività perché hanno una durata pari a zero: in altre parole, non assumono tempo. Ai fini della pianificazione su un diagramma di Gantt, accadono e basta.
Se non stai utilizzando i grafici di Gantt, puoi comunque utilizzare le pietre miliari. Ecco 5 alternative ai grafici di Gantt: puoi comunque incorporare le pietre miliari nel tuo piano usando queste.
Se desideri rimanere organizzato personalmente e il tuo software di gestione dei progetti non è completamente integrato nel tuo calendario, puoi copiare e incollare le date chiave nel tuo diario. A seconda di come ti piace lavorare, questo può ricordarti cosa dovrebbe succedere.
Come nominare le pietre miliari
Le pietre miliari dovrebbero avere una descrizione chiara nel programma del progetto, ma non uno che implica che sono un compito. Quindi non dovrebbero essere chiamati "Ottieni accordo per passare alla Fase 2" ma "Inizia la Fase 2". Se vuoi riflettere lo sforzo di ottenere un accordo per passare alla Fase 2, aggiungi un'attività appena prima del traguardo per coprirla.
Le pietre miliari dovrebbero descrivere il momento in cui rappresentano in questo modo:
- Fase di test completata
- PID approvato
- Contratto firmato
Molti project manager scelgono di numerare le loro pietre miliari anche per facilità di riferimento. Se si utilizza una struttura di suddivisione del lavoro, è possibile utilizzare la numerazione da quella. Altrimenti, va bene usare M1, M2 e così via per chiarire a cosa ti riferisci. Una chiara struttura dei nomi diventa più importante all'aumentare del numero di pietre miliari, quindi pensa a come farai se il tuo progetto dura più mesi.
Come ottenere le pietre miliari firmate
Le pietre miliari fanno parte della pianificazione del progetto, quindi quando la pianificazione è baseline, è necessario considerare le pietre miliari approvate.
Se è necessario modificare le date delle pietre miliari, è necessario utilizzare la procedura di controllo delle modifiche standard per apportare modifiche al piano. Questo potrebbe essere facile come chattare con lo sponsor del progetto e far loro sapere perché le date devono cambiare, oppure formale come mettere insieme un nuovo programma raccomandato e portarlo in un comitato di pianificazione per averlo ratificato.
È meglio capire quale sarà il tuo processo di firma della pietra miliare, se presente, prima di doverlo utilizzare, in modo da non perdere tempo quando devi apportare una modifica.
Utilizzo delle pietre miliari per la comunicazione
Le pietre miliari sono utili per la comunicazione e il reporting perché rappresentano i punti minimi di controllo nel piano. In altre parole, se hai svolto tutte le altre attività, potresti ancora vedere cosa stava succedendo e mantenere il progetto andando avanti usando solo le pietre miliari.
Dovresti essere in grado di estrarre le pietre miliari e inserirle in una dashboard o in un rapporto di progetto. Dovrebbero raccontare la storia del progetto in modo sufficientemente dettagliato per soddisfare le persone a cui stai riferendo, normalmente il tuo sponsor del progetto o un altro gruppo esecutivo come il gruppo direttivo (o il comitato di progetto). Ogni mese o alla frequenza di report utilizzata, è possibile mostrare quali traguardi sono stati raggiunti.
Segnalare le pietre miliari è abbastanza semplice ed è spesso fatto come una tabella. Si elenca la descrizione del traguardo, la data di scadenza e quindi la nuova data prevista. Quando il traguardo è raggiunto e può essere contrassegnato come completo, aggiungi anche quella data. Speriamo che sia la stessa della data prevista, ma i progetti non sempre funzionano così.
Una tabella come questa rende ovvio ciò che è stato completato e ciò che è eccezionale. Sarai in grado di pianificare la risposta alla domanda "Perché non abbiamo raggiunto quel traguardo?" prima di andare a incontrare il tuo sponsor o inviare il rapporto.
Quando il tuo piano di progetto è molto lungo e hai molte pietre miliari, troverai più facile abbandonare le pietre miliari completate ogni ciclo di rendicontazione. Segnala solo le pietre miliari che sono in arrivo o completate quel mese: il mese prossimo togli tutto ciò che è stato completato il mese scorso, quindi non aumenti costantemente la lunghezza del rapporto dicendo alle persone del lavoro che già sanno che è finito.
Le pietre miliari sono uno strumento di gestione dei progetti davvero utile per la pianificazione, la pianificazione e il reporting e sono facili da usare. Mettine un po 'nel tuo prossimo piano di progetto, seguilo e scoprirai quale frequenza funziona meglio per te.
Come per tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti, utilizzali in modo flessibile per ottenere il risultato desiderato, usando questi suggerimenti e linee guida per informare le tue decisioni.
