Linee guida professionali per la scrittura di lettere ed e-mail
Contenuto
- Linee guida professionali per la scrittura di lettere ed e-mail
- Informazioni sui contatti
- Saluto
- Corpo della lettera
- Chiusura
- Firma
- Come indirizzare una lettera
- Formattazione della corrispondenza
- Linee guida per la scrittura di lettere
- Esempi e modelli
- Correzione di bozze e controllo ortografico
Qual è il modo migliore per scrivere una lettera professionale - con una lettera cartacea o un'e-mail? Uno non è davvero migliore dell'altro. In alcuni casi, ha senso comunicare via e-mail e talvolta potrebbe essere necessario inviare una lettera tradizionale digitata, stampata e firmata. Qualunque cosa tu scelga, è importante seguire le migliori linee guida per la scrittura e la formattazione di lettere e email professionali.
La posta elettronica è più semplice e veloce, ma alcuni messaggi di posta elettronica non vengono mai aperti e, a seconda di chi si sta scrivendo e del motivo per cui si sta scrivendo, potrebbe essere necessario inviare una lettera digitata e firmata o persino caricarla online.
Il tipo di messaggio che scegli dipende da chi stai comunicando e dallo scopo della tua corrispondenza.
Linee guida professionali per la scrittura di lettere ed e-mail
Tutte le lettere ben scritte comprendono diverse sezioni. Le informazioni che includi in ogni sezione e il formato generale dipendono dal fatto che tu stia inviando una lettera digitata o un messaggio di posta elettronica.
È essenziale conoscere le diverse parti di una lettera e ciò che dovrebbe essere elencato in ognuna. Devi anche sapere come indirizzare e firmare sia le comunicazioni digitate che quelle via e-mail. Le diverse parti di una lettera sono le seguenti:
- Informazioni sui contatti
- Saluto (Saluto)
- Corpo della lettera
- Chiusura
- Firma
Informazioni sui contatti
Il modo in cui includi le tue informazioni di contatto sarà diverso in base al modo in cui invii la tua lettera. In un messaggio di posta elettronica, le informazioni di contatto saranno alla fine del messaggio, mentre in una lettera scritta, le informazioni di contatto si trovano nella parte superiore della pagina. Ecco cosa includere nella sezione delle informazioni di contatto, oltre a esempi sia di lettere digitate che di e-mail.
Saluto
Il saluto è la sezione di saluto della tua lettera con qualcosa come "Caro signor Peterson" o "A chi può interessare". Ecco un elenco di esempi di saluto alla lettera che funzionano bene per la corrispondenza professionale.
Corpo della lettera
Il corpo della tua lettera includerà diversi paragrafi. Il primo paragrafo dovrebbe includere un'introduzione e una breve spiegazione del motivo della tua scrittura. Il secondo paragrafo (e tutti i paragrafi seguenti) dovrebbero spiegare ulteriormente i motivi della tua scrittura. L'ultimo paragrafo dovrebbe richiedere un'azione al lettore, se stai richiedendo qualcosa, oppure indicare come seguirai. Assicurati di chiarire lo scopo della tua lettera. Il lettore dovrà sapere cosa stai chiedendo e come può aiutarti. Oppure, se offri servizi o assistenza, assicurati che sia chiaro cosa puoi fornire.
Chiusura
Una lettera viene chiusa con un termine come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" seguito da una virgola, quindi la tua firma se stai inviando una lettera digitata. Se stai inviando un messaggio di posta elettronica, digita semplicemente il tuo nome dopo la chiusura.
Firma
Il tocco finale alla tua lettera è la tua firma, che, in un messaggio di posta elettronica, includerà le tue informazioni di contatto.
Come indirizzare una lettera
È importante rivolgersi formalmente alla persona a cui stai scrivendo a meno che tu non li conosca molto bene.
Formattazione della corrispondenza
Ora che hai tutte le informazioni che devi includere nel tuo messaggio, rivedi il formato standard da utilizzare per lettere e messaggi e-mail.
Linee guida per la scrittura di lettere
Il prossimo passo è lucidare la tua lettera. Dovrebbe esserci molto spazio tra i paragrafi e la parte superiore e inferiore della pagina. Vuoi anche selezionare uno stile e una dimensione leggibili e professionali del carattere. Quello che dici dipenderà dal motivo per cui stai scrivendo, quindi assicurati di personalizzare la tua lettera per adattarla alla tua situazione personale e professionale.
Esempi e modelli
L'utilizzo di un modello è un ottimo modo per iniziare la tua lettera o messaggio di posta elettronica perché stai iniziando con il formato di base in atto. Basta inserire le informazioni nella sezione appropriata della lettera.
Anche guardare esempi è utile, perché otterrai idee su cosa dire nella tua corrispondenza.
Correzione di bozze e controllo ortografico
Infine, prima di stampare o caricare la tua lettera o inviare il tuo messaggio di posta elettronica, controllo ortografico, controllo grammaticale e correzione di bozze.
Un consiglio per assicurarsi che non ci siano errori è leggerlo ad alta voce. Puoi notare gli errori che hai perso solo leggendo.
