Come fornire feedback ai dipendenti difensivi
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Il feedback è uno degli strumenti più potenti nel toolkit del manager per rafforzare le prestazioni sul posto di lavoro.
- Il feedback positivo si concentra sull'identificazione e il rafforzamento dei comportamenti che promuovono prestazioni elevate.
- Il feedback costruttivo - spesso indicato come feedback negativo - è focalizzato sull'identificazione e sulla promozione del cambiamento nei comportamenti che riducono le prestazioni elevate.
Un feedback efficace è specifico del comportamento (sia negativo che positivo) e consegnato il più vicino possibile all'evento. Mentre i professionisti motivati apprezzano feedback positivi e costruttivi, i manager spesso si sentono a disagio a fornirli, in particolare qualsiasi cosa considerata negativa. Nei sondaggi e negli studi di ricerca, i manager che hanno difficoltà a fornire feedback costruttivi temono che non gli piacerà o temono di creare un incidente offrendo critiche.
Seguendo e mettendo in pratica i suggerimenti delineati in questo articolo, il manager può eliminare la paura di fornire feedback negativi e trasformare la conversazione in un evento costruttivo.
10 suggerimenti per aiutarti a fornire feedback negativo
- Prendi le tue emozioni sotto controllo. Non vuoi criticare le azioni di qualcun altro quando sei arrabbiato o arrabbiato. Se gli animi sono caldi, prenditi il tempo necessario per far raffreddare le cose. Mentre un feedback efficace e costruttivo viene fornito il più vicino possibile all'incidente osservato, se la situazione si surriscalda, è bene pianificare un incontro per il giorno successivo.
- Non fornire mai feedback negativi di fronte al membro del teamS. Trova un posto privato. Organizza la riunione nel tuo ufficio o pianifica una sala conferenze per la discussione di feedback.
- Concentrati sul comportamento osservato, non sulla persona. Ricorda, lo scopo di un feedback costruttivo è quello di eliminare comportamenti che riducono le prestazioni elevate. Se l'individuo percepisce che viene attaccato personalmente, diventerà rapidamente difensivo e si perderà l'opportunità di una discussione significativa.
- Sii specifico. Un feedback efficace è specifico. suggerendo, "John, lo hai preso di mira," potrebbe essere vero, ma non dice a John cosa ha fatto di sbagliato. Lo stesso vale per dire a Mary che è in ritardo per lavorare troppo spesso. Invece, descrivi il comportamento molto specifico e identifica le implicazioni commerciali del comportamento. Per esempio: "Mary, quando sei in ritardo per il tuo turno, ci impone di trattenere qualcuno dal turno precedente. Questo ci impone di pagare gli straordinari; disturba il tuo collega e può ridurre la qualità se non capisce il tuo lavoro specifico. capisci?"
- Sii tempestivo. Se hai mai ricevuto un lungo elenco di commenti di feedback negativi su una revisione annuale delle prestazioni, capisci quanto questo valore sia inutile molto tempo dopo il fatto. Feedback di tutti i tipi dovrebbe essere dato il prima possibile dopo l'evento.
- Mantenere la calma. Indipendentemente da quanto sei arrabbiato, non paga mai perdere il controllo delle tue emozioni. Come indicato sopra, se hai bisogno di tempo per raccogliere le tue emozioni, rimanda la discussione di qualche ora o al massimo al giorno. Ricordati che l'intento del feedback è promuovere il miglioramento e affrontare la discussione con questo atteggiamento positivo.
- Riafferma la tua fiducia nella persona. Rafforza il passaggio tre, ma qui dici loro che hai ancora fiducia in loro come persona e nelle loro capacità; è solo la loro performance che vuoi che cambino. Dì qualcosa come "sei un buon rappresentante del servizio clienti, quindi sono sicuro che vedi la necessità di essere più paziente con i clienti".
- Smetti di parlare e invita l'altra parte a impegnarsi. Dopo aver detto alla persona quali azioni specifiche e recenti sono state inappropriate e perché smettere di parlare. Dai all'altra persona la possibilità di rispondere alle tue affermazioni e porre domande di chiarimento.
- Definire e concordare un piano d'azione reciprocamente accettabile. Concordare quali prestazioni future sono appropriate per il dipendente. Se ci sono cose specifiche che il dipendente deve iniziare a fare o deve smettere di fare, assicurati che siano chiaramente identificate. Se c'è qualcosa che devi fare, forse una formazione aggiuntiva per il dipendente, concorda anche su questo.
- Stabilire un tempo per il follow-up.Impostare una data e un'ora chiare per rivedere le azioni e il miglioramento è una parte importante del processo di feedback. Stabilisce la responsabilità e migliora la probabilità di miglioramento delle prestazioni.
E ricorda, dopo aver fornito il feedback costruttivo e concordato una risoluzione e un piano di follow-up, vai avanti con il lavoro. Non nutrire cattiva volontà nei confronti del dipendente perché hanno commesso un errore. Non passare il mouse sopra di loro per paura che possano fare un altro errore. Monitora le loro prestazioni come fai con tutti i dipendenti, ma non ossessionarti.
