Suggerimenti sulla responsabilità del team di gestione del progetto

Contenuto

• Indirizza la responsabilità alla riunione di avvio
• Evidenzia l'interconnessione delle attività
• Ottieni impegni pubblici su elementi di azione
• Seguire pubblicamente gli elementi di azione
• Affronta scarse prestazioni
• Aumentare i problemi di prestazioni quando necessario

La responsabilità, che è fondamentale per il successo di ogni progetto, non significa che un project manager debba fare da babysitter, micromanage o browbeat persone per fare le cose. Tali tattiche spesso causano conflitti e animosità nei confronti del project manager. Piuttosto che essere l'unica persona che ritiene le persone responsabili, un approccio migliore che il project manager può adottare è quello di dare potere all'intero team di sostenere la responsabilità del progetto. Ecco sei modi per integrare la responsabilità in un progetto:

Indirizza la responsabilità alla riunione di avvio

L'incontro di avvio del progetto è un momento in cui il team di progetto è entusiasta del progetto e stabilisce le aspettative su come verrà eseguito il progetto. Impostare la responsabilità in anticipo come principio fondamentale del progetto è fondamentale.

Alla riunione di avvio, lo sponsor del progetto e il project manager hanno chiarito le loro aspettative. Lo sponsor del progetto osserva come considererà responsabile il project manager e in che modo il responsabile del progetto considererà tutti gli altri responsabili.

La responsabilità non si ferma qui. Basandosi su questi punti, il project manager fa sapere ai membri del team che si aspettano che li considerino responsabili anche del project manager. Il project manager nota anche come si aspettano che i membri del team si ritengano responsabili. Si incoraggiano a chiamarsi l'un l'altro, purché tutti i membri del team mantengano la professionalità e il rispetto verso gli altri.

Queste dichiarazioni stabiliscono un chiaro sistema di responsabilità. Il project manager è in definitiva responsabile del successo del progetto, ma per avere successo, il project manager si aspetta che tutti siano responsabili e si ritengano responsabili.

Evidenzia l'interconnessione delle attività

I progetti includono quasi sempre compiti interdipendenti. Alcune cose devono accadere in sequenza per rendere il progetto di successo. Mentre un project manager espone i dettagli di un progetto al team, il project manager dovrebbe essere intenzionale a evidenziare come le attività si intersecano.

A volte le attività vengono eseguite contemporaneamente. Può accadere per necessità o nell'interesse dell'efficienza. Una volta completate le attività, i loro prodotti di lavoro vengono utilizzati in un'attività successiva. La struttura di responsabilità funziona come nell'esempio sopra. Coloro che lavorano sui compiti successivi ritengono responsabili coloro che lavorano sui compiti precedenti.

Dal responsabile del progetto che mostra ai membri del team in che modo le attività si relazionano tra loro e in che modo ciascun membro del team deve svolgere un buon lavoro a beneficio degli altri membri del team, il project manager incentiva i membri del team a ritenersi reciprocamente responsabili.

Se un membro del team non può iniziare un'attività fino a quando un altro membro del team non termina la propria attività, il membro del team dipendente ha un interesse acquisito per il successo dell'altro membro del team e riterrà tale membro responsabile per prestazioni tempestive e di alta qualità.

Ottieni impegni pubblici su elementi di azione

Uno dei motivi per cui i project manager tengono riunioni di gruppo è determinare i passi successivi in ​​base allo stato di avanzamento del progetto. Quando possibile, le cose dovrebbero andare secondo i piani, ma quando sorgono problemi imprevisti, devono essere gestite.

Indipendentemente da chi si impegna a gestire un problema, dal membro del team che si assume l'incarico, il project manager dovrebbe documentare cosa deve essere fatto e entro quando dovrebbe essere completato.

L'elemento azione deve quindi essere incluso nelle note sulla riunione o in un registro degli elementi azione. Diverse filosofie di gestione del progetto lo fanno diversamente. La chiave è scrivere gli elementi di azione per riferimento futuro.

Seguire pubblicamente gli elementi di azione

Quando i membri del team assumono impegni, l'intero team deve essere in grado di fare affidamento sul compito da completare. Annotare quegli impegni è grandioso, ma i compiti devono essere completati.

Man mano che le attività vengono assegnate, il project manager dovrebbe seguire per assicurarsi che i membri del team rispettino le loro parole. La parte migliore della condivisione della responsabilità è che i project manager non devono essere i cattivi.

Una volta che il responsabile del progetto ha creato un'atmosfera di responsabilità, non è necessario che il responsabile del progetto agiti qualcuno che non lo segue. Le dinamiche di gruppo si prenderanno cura della situazione. La pressione dei pari può funzionare positivamente. Il project manager deve semplicemente richiamare l'attenzione sull'oggetto dell'azione e lasciare che la persona responsabile parli.

Di tanto in tanto, il project manager potrebbe dover porre domande di sondaggio sul motivo per cui un impegno non è stato rispettato, ma di solito la persona responsabile sarà disponibile per errori, calcoli errati o barriere e farà un nuovo impegno per completare l'oggetto dell'azione originale e forse per espiare qualsiasi intervallo di prestazioni.

Affronta scarse prestazioni

Le scarse prestazioni di un membro del team di progetto sono un problema che i manager di progetto devono affrontare rapidamente e diplomaticamente. Se altri membri del team di progetto vedono tollerate prestazioni scadenti, la loro motivazione diminuirà e le loro prestazioni probabilmente diminuiranno di conseguenza.

Tuttavia, i project manager non possono fare seghe che riducono le prestazioni scadenti quando non soddisfano le aspettative. È un atto di bilanciamento tra gestire le cose rapidamente e gestirle umanamente.

Le scarse prestazioni non vanno via da sole. Non è possibile indugiare, ma i project manager devono concedere il tempo ai performer poveri di correggere il loro comportamento una volta che è stato portato alla loro attenzione.

Aumentare i problemi di prestazioni quando necessario

Se la gestione delle prestazioni uno a uno non funziona, il project manager deve inoltrare il problema al supervisore del membro del team. In caso contrario, potrebbe essere necessario l'intervento dello sponsor del progetto.

Prima di inoltrare un problema allo sponsor del progetto, un project manager dovrebbe esaurire tutte le altre opzioni. In caso di scarso rendimento, il project manager dovrebbe essere specifico con lo sponsor del progetto e formulare raccomandazioni per la risoluzione del problema.

Se il project manager desidera che il membro del team venga assistito da un manager di seconda linea, ad esempio, dovrebbe dirlo il project manager. Se il project manager desidera che il membro del team venga sostituito, il project manager deve presentare tale richiesta. Il project manager dovrebbe fornire opzioni ed evidenziare i pro ei contro di ciascuna opzione.