Le cinque fasi di un progetto
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Ogni grande progetto di lavoro passa attraverso cinque fasi. La lunghezza e i dettagli possono variare da progetto a progetto, ma tutti seguiranno comunque lo stesso framework di base. Mentre alcune metodologie di progetto come gli approcci agili comprimono o ripetono le seguenti fasi in cicli iterativi più veloci, il lavoro di ogni fase è visibile e distinto in ogni progetto.
Le cinque fasi
Le fasi formali di un progetto sono le seguenti:
- Iniziazione: formazione del gruppo di progetto, noleggio del progetto e calcio d'inizio
- Pianificazione: finalizzare l'ambito del progetto, definire la suddivisione dettagliata del lavoro, valutare il rischio, identificare i requisiti delle risorse, finalizzare il programma e preparare il lavoro effettivo
- Esecuzione: esecuzione del lavoro effettivo richiesto dalla definizione e dalla portata del progetto
- Monitorare e controllare: l'effettiva gestione, rendicontazione e controllo delle risorse e dei budget durante la fase di esecuzione
- Chiusura del progetto: consegna del progetto, valutazione delle lezioni apprese, aggiornamento del team di progetto
Un project manager guiderà il proprio team attraverso queste cinque fasi successive, indipendentemente dalle dimensioni del progetto, fino al completamento del progetto. Per progetti di sviluppo agili o iterativi, la pianificazione e l'esecuzione avvengono in brevi scatti o sprint, con le fasi che si ripetono fino a quando il progetto non viene completato in modo soddisfacente per il cliente.
Diamo un'occhiata a queste fasi in modo più dettagliato.
Iniziazione
Una solida iniziazione del progetto non solo preparerà il tuo progetto al successo, ma getterà anche le basi per tutte le fasi future. Durante l'avvio, assegnerai i membri del team di progetto, li istruirai sugli obiettivi generali del progetto e poni al cliente o al proprietario del progetto quante più domande possibili in modo da poter pianificare il progetto in modo efficiente. È anche un ottimo momento per suscitare l'entusiasmo del team per il progetto e raccogliere tutti i dettagli dell'ultimo minuto che potrebbero influenzare la pianificazione del progetto. I passaggi aggiuntivi includono:
- Analisi delle parti interessate
- Assegnazione di uno sponsor esecutivo
- Sviluppo e comunicazione del documento della Carta
- Incontro iniziale ufficiale
Pianificazione
Dopo aver avviato il progetto e raccolto tutte le informazioni pertinenti, inizierai a pianificare il tuo progetto. La fase di pianificazione dipende dalla dimensione del progetto, dalla quantità di informazioni che è necessario organizzare e dalla dimensione del team. Il risultato della pianificazione dovrebbe essere un piano o un programma di progetto chiaro, dal quale ognuno seguirà i compiti assegnati.
L'uso di un programma di pianificazione del progetto come Microsoft Project o Basecamp è estremamente utile quando si pianifica un progetto. Ci sono anche altre opzioni gratuite disponibili online. Tuttavia, anche se è utile utilizzare un programma di pianificazione del progetto, non è sempre necessario. Usare Excel e Word per creare il tuo piano e comunicarlo al team è altrettanto efficace.
Compiti specifici in fase di pianificazione includono:
- Creazione di un piano di comunicazione per le varie parti interessate
- Sviluppare una struttura dettagliata di suddivisione del lavoro
- Identificazione del percorso critico
- Tracciare risorse sul piano di progetto e perfezionare il sequenziamento del lavoro in base alle dipendenze del progetto e ai vincoli delle risorse
- Sviluppare un programma dettagliato
- Valutazione dei rischi e sviluppo di un piano di definizione delle priorità e di mitigazione dei rischi
Esecuzione
Ora che hai un solido piano di progetto, il team può iniziare l'esecuzione del progetto rispetto alle attività assegnate. Questa è la fase in cui tutti iniziano a fare il lavoro. Avrai voglia di dare il via ufficialmente alla fase di esecuzione con incontri di persona per assicurarti che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per iniziare l'esecuzione della loro parte del progetto. Avvio del team sulla strada giusta è parte integrante del successo di un progetto, quindi articolare chiaramente il programma e il piano di comunicazione.
Monitorare e controllare
Mentre il progetto è in fase di esecuzione, inizierai a monitorarlo e controllarlo per assicurarti che si muova come previsto. Esistono diversi modi per monitorare e controllare un progetto. Sono efficaci i check-in casuali con i leader del team, gli "stand-up" organizzati quotidianamente o riunioni formali settimanali più formali. Le informazioni che provengono da questi incontri o canali di comunicazione informeranno il ciclo di feedback e, in definitiva, qualsiasi ripianificazione e adeguamenti che potrebbero essere necessari al progetto.
Altre importanti attività in questa fase includono:
- Aderire al piano di comunicazione prestabilito per garantire la consapevolezza delle parti interessate sullo stato del progetto
- Monitoraggio dei gruppi di lavoro e delle attività lavorative sul percorso critico
- Individuazione delle opportunità per migliorare le prestazioni della pianificazione mediante il monitoraggio rapido o il completamento di attività in parallelo o, se necessario, l'arresto anomalo della pianificazione con l'aggiunta di risorse
- Monitoraggio dei costi effettivi rispetto a quelli pianificati
- In alcuni casi, monitoraggio, calcolo e rendicontazione sul valore guadagnato per il piano di progetto
- Monitoraggio e mitigazione dei rischi e perfezionamento del piano di rischio secondo necessità
Chiusura del progetto
Una volta che tutti i dettagli e le attività del tuo progetto sono stati completati e approvati dal cliente o dal proprietario del progetto, puoi finalmente chiudere il tuo progetto. Può sembrare una formalità, ma la chiusura di un progetto è importante tanto quanto la sua iniziazione, pianificazione ed esecuzione.
Un buon project manager documenterà tutte le informazioni dal progetto e le organizzerà in modo ordinato in modo che possano tornare ad esso se necessario. Questo è anche un buon momento per tenere un post mortem sul progetto in modo che tutti i membri del team possano riflettere su cosa è andato bene o male durante il progetto. Tutte le note importanti sul progetto devono inoltre essere documentate in modo che il risultato possa essere condiviso con altri membri del progetto e archiviato in una cartella della cronologia del progetto. Infine, è importante aggiornare formalmente il team di progetto, fornendo feedback e valutazioni delle prestazioni come indicato dalla politica della vostra azienda.
