Semplici passi per creare un budget di progetto

Contenuto

• Usa il tuo elenco attività
• Stimare ciascun componente
• Aggiungi stime insieme
• Aggiungi contingenza e tasse
• Ottenere l'approvazione

I project manager esperti e coloro che lavorano in grandi aziende avranno software e commercialisti per aiutarli a mettere insieme i budget del progetto. E se non lo facessi? Se stai fissando un foglio di calcolo vuoto o un'email dal tuo sponsor del progetto che ti chiede di mettere insieme le finanze per il progetto, questo articolo fa per te.

Esamineremo le cinque cose che devi fare per creare un budget di progetto di base.

Usa il tuo elenco attività

Innanzitutto, prendi l'elenco delle attività del tuo progetto. Potresti anche avere una struttura di suddivisione del lavoro e, se ne hai una, è meglio usarla. Ma un elenco di attività farà tutto il tempo in cui copre in modo completo tutto ciò che è necessario fare nel progetto.

Se non disponi di un elenco di attività, è il momento di crearne uno. Annota tutto ciò che devi fare e le cose che devi costruire, creare o completare prima che il progetto possa essere completato. Non deve essere in alcun ordine particolare, ma deve includere tutto.

Infine, in questo passaggio, fai brainstorming con il tuo team di progetto, dato che ci sarà sicuramente qualcosa che hai dimenticato. Molte teste sono meglio di una!

Stimare ciascun componente

Ora consulta l'elenco e calcola il prezzo di ciascun articolo. Ad esempio, un'attività che dice "organizza riunioni per discutere dei requisiti" potrebbe comportare l'approvvigionamento e l'assunzione, la prenotazione delle sale riunioni o l'acquisto di risorse necessarie come un proiettore o penne per lavagna a fogli mobili. C'è un costo in questo, quindi ottieni preventivi per il noleggio della tua camera e le altre attrezzature e annotalo.

Fallo per tutto ciò che è presente nell'elenco delle attività, in modo da ottenere un prezzo per ogni articolo. Alcune attività del progetto potrebbero non avere un prezzo allegato, e va bene.

Aggiungi stime insieme

Quindi aggiungi tutte le tue stime. È più semplice farlo se si crea un elenco di elementi in un foglio di calcolo, si aggiungono i costi nella colonna successiva e quindi si somma la colonna in fondo. Lascia che il foglio di calcolo faccia la matematica per te! Diventa il tuo foglio di calcolo del budget.

È una buona idea raggruppare anche i costi in categorie, in modo da poter vedere facilmente dove sta andando la maggior parte del denaro. Utilizza categorie come "Avvio progetto", "Infrastruttura" o "Formazione" - scegli raggruppamenti che significano qualcosa nel contesto del progetto.

Aggiungi contingenza e tasse

Sarebbe bello se tu avessi una sfera di cristallo e potessi prevedere questi costi con una precisione del 100%, ma probabilmente non ti senti sicuro della tua capacità di farlo! È qui che entra in gioco la contingenza. È un fondo di denaro basato sulla fiducia che ritieni di aver ottenuto le stime giuste. Non riguarda alcuna attività specifica. È un "vaso di emergenza" generale nel caso in cui hai sbagliato qualcosa o lasciato fuori qualcosa per errore.

Se non sai quanta contingenza aggiungere, scegli il 10% del totale che hai creato nel passaggio tre. È una stima non scientifica che molti project manager usano e ti dà un po 'di ammortizzazione nel tuo budget nel caso ne avessi bisogno.

Aggiungi una riga sul foglio di calcolo del budget in basso che dice "Contingency" e specifica la percentuale che hai utilizzato.

Non dimenticare di aggiungere qualsiasi imposta sulle vendite o altre imposte che non siano già esplicitamente incluse nelle stime dei singoli elementi pubblicitari.

Aggiungi tutto e questo è l'importo del budget finale.

Ottenere l'approvazione

L'ultima cosa da fare è convincere il tuo manager o sponsor del progetto ad approvare il tuo budget. Parla con loro di come lo metti insieme e quali elementi costituiscono il tuo budget complessivo.

Questo è tutto! Il budget del progetto è un'abilità essenziale nella gestione del progetto e questa guida ti farà iniziare a creare un budget del progetto.