Comunicazione nella gestione del cambiamento
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Non puoi comunicare eccessivamente quando chiedi alla tua organizzazione di cambiare. Ogni dirigente di successo che ha condotto con successo uno sforzo di gestione del cambiamento esprime la necessità di comunicare eccessivamente durante un'esperienza di cambiamento e rilascia questa affermazione a posteriori.
Non esiste un'organizzazione in cui i dipendenti siano completamente soddisfatti della comunicazione. La comunicazione è uno dei problemi più difficili nelle organizzazioni. È un'area di cui i dipendenti si lamentano più frequentemente durante i cambiamenti organizzativi e le operazioni quotidiane. La ragione?
Una comunicazione efficace richiede quattro componenti che interagiscono perfettamente per creare un significato condiviso, una definizione preferita di comunicazione.
- La persona che invia il messaggio deve presentare il messaggio in modo chiaro e dettagliato e irradiare integrità e autenticità.
- La persona che riceve il messaggio deve decidere di ascoltare, porre domande per chiarezza e fidarsi del mittente del messaggio.
- Il metodo di consegna scelto deve soddisfare le circostanze e le esigenze sia del mittente che del destinatario.
- Il contenuto del messaggio deve risuonare e connettersi ad un certo livello con le convinzioni già ricevute dal destinatario (il dipendente). Deve contenere le informazioni che il dipendente desidera ascoltare. Deve rispondere alle domande più care e più care del dipendente.
Con tutto ciò che accade in ogni comunicazione, c'è da meravigliarsi che le organizzazioni raramente lo facciano bene? Fortunatamente, i professionisti della gestione del cambiamento hanno fornito una vasta gamma di suggerimenti su come comunicare bene durante eventuali cambiamenti organizzativi.
Consigli sulla comunicazione per un'efficace gestione delle modifiche
Sviluppa un piano di comunicazione scritto per garantire che tutto ciò si verifichi nel tuo processo di gestione delle modifiche. Ognuno è importante quando chiedi alle persone di cambiare i loro modi precedenti di fare le cose.
Ricorda sempre che le persone non hanno paura del cambiamento tanto quanto hanno paure e preoccupazioni per i nuovi modi di fare affari. Hanno anche una certa dedizione al modo in cui hanno sempre svolto il lavoro prima. In cambio, stai chiedendo ai tuoi dipendenti di lasciare le loro zone di comfort.
- Comunicare in modo coerente, frequente e attraverso più canali, tra cui parlare, scrivere, video, formazione, focus group, bacheche, intranet e altro sul cambiamento.
- Comunicare tutto ciò che è noto sulle modifiche, non appena le informazioni sono disponibili. Metti in chiaro che il tuo orientamento è verso la comunicazione istantanea, quindi alcuni dettagli potrebbero cambiare in un secondo momento. Spiega alle persone che la tua altra scelta è quella di mantenere tutte le comunicazioni fino a quando non sarai positivo riguardo alle decisioni, agli obiettivi e ai progressi, che è disastroso nella gestione efficace del cambiamento.
- Fornire una quantità significativa di tempo alle persone per porre domande, richiedere chiarimenti e fornire input. Se hai mai fatto parte di uno scenario in cui un leader ha presentato le modifiche a un grande gruppo tramite trasparenze generali e poi è fuggito, sai quali cattive notizie sono per l'integrazione delle modifiche. Le persone devono sentirsi coinvolte nel cambiamento. Il coinvolgimento crea impegno: nient'altro è così significativo durante un processo di cambiamento.
- Comunicare chiaramente la visione, la missione e gli obiettivi dello sforzo di gestione del cambiamento. Aiuta le persone a capire come questi cambiamenti li influenzeranno personalmente. Se non aiuti in questo processo, le persone inventeranno le proprie storie, di solito più negative della verità.
- Riconosci che la vera comunicazione è una conversazione. È bidirezionale e deve nascere una vera discussione. Non può essere solo una presentazione.
- I responsabili del cambiamento o gli sponsor devono trascorrere del tempo conversando faccia a faccia o in piccoli gruppi con le persone che dovrebbero apportare le modifiche.
- Comunicare le ragioni dei cambiamenti in modo tale che le persone comprendano il contesto, lo scopo e la necessità. I professionisti hanno definito questo "costruire un quadro concettuale e memorabile" e "creare un quadro teorico per sostenere il cambiamento".
- Fornisci le risposte alle domande solo se conosci la risposta. I leader distruggono la loro credibilità quando forniscono informazioni errate o sembrano inciampare o contraccambiare quando forniscono una risposta. È molto meglio dire che non lo sai e che proverai a scoprirlo.
- I leader devono ascoltare. Evita difensiva, scuse e risposte che vengono fornite troppo rapidamente. Agisci con ponderatezza.
- Rendere i leader e cambiare sponsor disponibili, ogni giorno possibile, per socializzare con gli altri sul posto di lavoro.
- Organizza seminari e forum interattivi in cui tutti i dipendenti possono esplorare insieme i cambiamenti mentre apprendono di più. Utilizzare la formazione come forma di comunicazione interattiva e come opportunità per le persone di esplorare in modo sicuro nuovi comportamenti e idee sul cambiamento e la gestione del cambiamento. Tutti i livelli dell'organizzazione devono partecipare alle stesse sessioni.
- La comunicazione dovrebbe essere proattiva. Se il pettegolezzo è già in azione, l'organizzazione ha aspettato troppo a lungo per comunicare.
- Fornire opportunità alle persone di fare rete tra loro, sia formalmente che informalmente, per condividere idee sul cambiamento e la gestione del cambiamento.
- Rivedere pubblicamente le misurazioni in atto per tracciare i progressi nella gestione delle modifiche e gli sforzi di modifica.
- Pubblicizzare premi e riconoscimenti per approcci e risultati positivi nei cambiamenti e nella gestione dei cambiamenti. Festeggia pubblicamente ogni piccola vittoria.
