Elenco delle competenze di Office Assistant e responsabilità

Video: Medical Office Assistant and Unit Clerk

Contenuto

Responsabilità del lavoro di assistente di ufficio
Come utilizzare gli elenchi di competenze
Principali competenze di Assistente d'ufficio

Le posizioni di assistente di ufficio (simili agli assistenti personali) sono reperibili in tutti i settori e condividono un insieme piuttosto ampio di competenze. Gli assistenti d'ufficio sono talvolta noti come segretari o assistenti amministrativi, ma ciò che fanno è assistere al funzionamento di un ufficio. Se l'ufficio appartiene a uno studio legale, una pratica medica, un istituto di istruzione o una società, i bisogni sono simili; qualcuno deve archiviare registri, mantenere i programmi e prendersi cura delle comunicazioni di routine per conto delle persone che usano l'ufficio. Che qualcuno potresti essere tu.

Responsabilità del lavoro di assistente di ufficio

Mentre le posizioni degli assistenti d'ufficio sono generalmente simili tra loro, il lavoro è ancora variabile - varia solo da un giorno all'altro, piuttosto che da un ufficio all'altro. Oggi potresti fungere da receptionist, domani potrebbe essere necessario riparare la stampante e il giorno dopo dovrai portare l'intero schedario nel ventunesimo secolo. Avrai bisogno di un set di competenze molto ampio per avere successo.

Gli assistenti d'ufficio sono tra i grandi eroi non celebrati del mondo degli affari, perché quando fai bene il tuo lavoro, nessuno se ne accorge: l'ufficio sembra funzionare da solo. Ma ad alcune persone piace il lavoro frenetico ma flessibile, la sensazione di essere al centro di tutto. E un buon segretario può ancora trovare lavoro quasi ovunque, in qualsiasi tipo di organizzazione.

Come utilizzare gli elenchi di competenze

Puoi utilizzare questi elenchi di competenze durante tutto il processo di ricerca di lavoro. Innanzitutto, i nomi di queste abilità funzionano come parole chiave, quindi usane quante più puoi quando scrivi il tuo curriculum. Non fare affidamento sull'assunzione di supervisori per capire che hai quello che vogliono, diglielo direttamente.

In secondo luogo, puoi usare queste stesse parole chiave nella tua lettera di accompagnamento. Concentrati specificamente su quelli a cui il tuo potenziale datore di lavoro tiene maggiormente. Dovrai fare le tue ricerche, perché mentre i lavori di assistente di ufficio sono spesso simili, i supervisori delle assunzioni variano nelle loro priorità. La descrizione del lavoro includerà probabilmente un elenco delle competenze richieste. Presta attenzione ad esso.

Infine, puoi utilizzare questa discussione per pianificare il tuo colloquio. Assicurati di aver preparato almeno un esempio per una volta che hai dimostrato le abilità di ciascuna categoria elencata qui.

Può anche aiutare a rivedere i nostri elenchi di competenze elencate per lavoro e tipi di abilità.

Principali competenze di Assistente d'ufficio

Abilità comunicative verbali: La comunicazione è un'abilità soft critica per un assistente d'ufficio. Dovrai interagire con il tuo supervisore, il personale dell'ufficio, i professionisti che assisti e, eventualmente, i clienti o le persone in altri uffici della stessa organizzazione. Lavorate tutti come una squadra e siete il suo principale hub di comunicazione. Dovrai essere allegro, disponibile, ben informato, articolato e un buon ascoltatore ogni giorno.

Rispondi ai telefoni
Relazioni con i clienti
Comunicazione
Inoltro di chiamate telefoniche
Cattura del messaggio
Instradamento delle chiamate telefoniche
Centralino
Telefono
Comunicazione verbale

Abilità comunicative scritte: La maggior parte degli assistenti d'ufficio scrive molto. Potrebbero scrivere promemoria, compilare moduli o bozze di lettere o e-mail. Alcuni creano contenuti per il sito Web dell'azienda o modificano il testo per altri. Una comunicazione scritta chiara e professionale è d'obbligo.

Corrispondenza
E-mail
posta
Lettere
Digitando
Elaborazione di testi
Comunicazione scritta

cordialità: Un assistente di ufficio potrebbe essere la prima persona che un cliente vede entrando nell'ufficio. Se al momento l'occupante principale dell'ufficio risulta fuori, l'assistente dell'ufficio potrebbe essere l'unica persona con cui il visitatore interagisce. Devi essere pronto ad accogliere ogni visitatore con un sorriso e una parola gentile e ad aiutarlo con tutto ciò di cui ha bisogno per quanto è possibile. Quindi, le buone capacità interpersonali sono una necessità.

Assistenza clienti
Dirigere i visitatori
Flessibile
amichevole
Saluta gli ospiti
interpersonale
Attitudine positiva
Affidabilità
Benvenuti visitatori

Competenze tecnologiche: Ai vecchi tempi, i segretari scrivevano molto. I tempi sono cambiati e così anche la tecnologia, ma gli assistenti d'ufficio possono ancora aspettarsi di passare molto tempo davanti a una tastiera. Invece di una macchina da scrivere, dovrai conoscere una varietà di applicazioni software. Sapere come fare un po 'di supporto tecnico leggero e come riparare una stampante recalcitrante non fa male.

Computer
Eccellere
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
Tecnologia

Organizzazione: Gli assistenti di ufficio devono essere estremamente organizzati per gestire efficacemente i loro numerosi compiti. Dovrai aiutare a mantenere organizzate anche le altre persone, dal mantenimento dei calendari al mantenimento ordinato dell'ufficio.

Supporto amministrativo
appuntamenti
Fatturazione
calendari
Clericale
Inserimento dati
Consegna della posta
Archiviazione elettronica
Rapporti di spesa
limatura
Operazioni di front desk
Gestione del denaro
Doveri d'ufficio
Attrezzatura da ufficio
Inventario degli articoli per ufficio
Forniture per ufficio
Supporto ufficio
Organizzazione
lavoro d'ufficio
spedizione

Capacità di risolvere i problemi: La risoluzione dei problemi o le capacità di pensiero critico sono importanti per qualsiasi assistente d'ufficio, poiché spesso sarai la persona a cui gli altri vengono per porre domande o problemi.