Le pratiche di gestione delle riunioni aiutano a migliorare la produttività
Contenuto
- Chiave di gestione della riunione - Stand PAT
- Inizia i tuoi incontri in tempo
- Mantieni la riunione in discussione
- Conservare e distribuire le note / i verbali delle riunioni
- La linea di fondo
Trascorriamo gran parte del nostro lavoro nelle riunioni. In molti casi, le cattive pratiche di gestione delle riunioni comportano un uso improduttivo del tempo dei partecipanti. In un articolo correlato, offriamo una guida per trasformare cinque scenari di incontro comuni in eventi produttivi. Ecco altre idee per supportare il rafforzamento dell'utilità, della produttività e dell'impatto delle riunioni.
Chiave di gestione della riunione - Stand PAT
Alcuni manager impiegano un P.A.T. approccio alle riunioni, che richiede a Purpose, an UNgenda e a Timeframe. Armare i partecipanti con questi punti critici del contesto prima della sessione assicura che le persone si presentino preparate a partecipare e sostenere l'intento generale della riunione. Un chiaro P.A.T. outline aiuta a garantire una sessione produttiva.
Dovresti essere in grado di definire lo scopo della riunione al massimo in 1 o 2 frasi. "Questa riunione è per pianificare la nuova campagna di marketing" o "questa riunione è di rivedere la nuova politica di spedizione per la gestione dei resi". Lo scopo aiuta a garantire a tutti perché sono lì, cosa deve essere fatto e come guidare i progressi e guidare verso una conclusione.
Imposta un ordine del giorno. Elencare gli articoli che si intende rivedere / discutere / ispezionare. Ci piace assegnare un limite di tempo a ciascun punto dell'ordine del giorno (vedi sotto) e identificare la persona responsabile della moderazione della discussione. Impostare un lasso di tempo; almeno impostare un orario di inizio e fine. Raccomandiamo inoltre di impostare una durata per ciascun punto all'ordine del giorno. Questi dovrebbero essere sommati al periodo complessivo della riunione.
Inizia i tuoi incontri in tempo
Se lavori in una di quelle culture in cui le persone si insinuano fino alle riunioni fino a cinque o dieci minuti dopo l'orario di inizio previsto, è tempo di iniziare una nuova tendenza. Una società incoraggia i suoi dirigenti a chiudere la porta all'orario di inizio previsto e coloro che sono in ritardo non sono invitati a partecipare. Mentre questo può essere più draconiano di quanto ti interessi ad agire, non dovresti avere scrupoli nel portare la riunione all'ordine, rivedere lo scopo e confermare aspettative e tempistiche.
Non aspettare che si manifestino i ritardatari. Quando qualcuno arriva in ritardo, non tornare indietro e rivedere ciò che è già stato coperto. Continua con gli argomenti della riunione. Questo sarà imbarazzante per lo sbandato e migliorerà le probabilità che lui / lei arrivi in tempo al prossimo incontro.
Se l'organizzatore / lo sponsor della riunione non si presenta in tempo, considera la riunione annullata e torna al lavoro. Un periodo di attesa da cinque a sette minuti è ragionevole. Le probabilità sono che l'organizzatore della riunione si è imbattuto in una difficoltà inaspettata e preferirebbe che tu non perdessi tempo ad aspettarlo.
Mantieni la riunione in discussione
Una buona pratica è assegnare a qualcuno il ruolo di tenere tutti in pista durante l'incontro. Troppo spesso, le discussioni vanno alla deriva e poi si degradano in un turbinio di opinioni, idee, fatti ed emozioni. Invece, assegna il ruolo e informa tutti i presenti che questo individuo interferirà se e quando la discussione svanirà dall'agenda e dall'argomento specifico della discussione. In alcune aziende, questo ruolo viene definito "Traffic Cope", in altri "Topic Keeper". Indipendentemente dall'etichetta, il ruolo è estremamente utile nel rafforzare l'efficacia e la produttività delle riunioni.
Se sorgono argomenti aggiuntivi che sono fuori programma ma importanti da discutere, questi dovrebbero essere chiaramente catturati e collocati nel "parcheggio" per future considerazioni e discussioni o per una riunione discreta. Il proprietario della riunione si riserva il diritto di consentire una discussione divergente minore se supporta lo scopo generale della riunione.
Conservare e distribuire le note / i verbali delle riunioni
Qualcuno, oltre all'organizzatore della riunione, dovrebbe conservare i verbali della riunione. Una buona registrazione dei verbali includerà:
- Ora, data, luogo dell'incontro
- Descrizione dello scopo
- Copia dell'agenda
- Elenco dei partecipanti e un elenco di coloro che non hanno partecipato
- Un elenco riepilogativo dettagliato di conclusioni, elementi di azione, responsabilità e date di completamento. Molti notatori usano l'agenda come guida per elencare le conclusioni e le azioni.
- Incontro di follow-up pianificato se veramente necessario.
Idealmente, distribuire le note sulla riunione il più presto possibile dopo la conclusione della riunione e assolutamente entro un giorno lavorativo. I verbali e le note servono come un promemoria importante per i partecipanti, nonché una fonte di informazioni per gli altri stakeholder o, per coloro che hanno perso l'incontro. I verbali sono un ottimo strumento da sfruttare per ricordare alle persone e ai team le loro azioni di follow-up impegnate.
La linea di fondo
È possibile che un incontro porti a un risultato positivo, contribuendo a spingere progetti e persone in avanti, ma non ci contare. Un po 'di diligenza e un deliberato rafforzamento delle tecniche di gestione delle riunioni miglioreranno le tue possibilità di ottenere grandi risultati.
