Utilizzo di organigrammi come strumento di gestione

Contenuto

• Organigrammi "standard"
• Organigrammi confusi
• Organigrammi come strumento di gestione
• Il modo in cui dovrebbe essere fatto
• Il modo in cui dovrebbe essere un organigramma

I diagrammi organizzativi, o in breve i diagrammi organizzativi, vengono utilizzati per mostrare alle persone la struttura prevista di un'organizzazione. Questa organizzazione "formale" dovrebbe riflettere la struttura di potere dell'azienda. A volte gli organigrammi servono solo a confondere le persone su ciò che la struttura è realmente. Questo di solito non è intenzionale, ma RIFLETTE la confusione delle persone coinvolte.

Tuttavia, è anche possibile utilizzare un organigramma come strumento di gestione per favorire il raggiungimento degli obiettivi della propria organizzazione. Esamineremo esempi tipici di organigrammi "standard". Esamineremo i grafici organizzativi confusi. Infine, discuteremo l'uso dell'organigramma come strumento di gestione.

Organigrammi "standard"

I grafici organizzativi standard vengono generalmente utilizzati per mostrare alle persone la struttura prevista dell'organizzazione. Questa organizzazione "formale" dovrebbe riflettere la struttura di potere dell'azienda. Spesso riflette solo la struttura della responsabilità. Il vero potere nell'organizzazione segue spesso linee di comunicazione anziché linee nell'organigramma.

I grafici in genere hanno una forma piramidale. Mostrano il responsabile in alto. Di seguito sono riportati i subordinati raggruppati, di solito in scatole progressivamente più piccole. Di solito, gli individui mostrati sullo stesso livello orizzontale nell'organigramma vengono percepiti come "colleghi" all'interno dell'organizzazione.

Questo organigramma del Dipartimento di Informatica dell'Imperial College (DOC) è tipico del grafico a piramide. Il Capo Dipartimento ha cinque direttori che lo riferiscono direttamente, oltre a un vicecapo e un comitato di ricerca. Ciascuno degli amministratori ha le loro relazioni dirette mostrate negli ovali verdi sotto i loro comitati.

Organigrammi confusi

A volte i Graf Org possono confondere le persone su ciò che la struttura è davvero. Questo di solito non è intenzionale, ma riflette piuttosto la confusione delle persone coinvolte. Se non si è sicuri delle relazioni funzionali del gruppo o se cambiano frequentemente, è praticamente impossibile tracciarle con precisione.

Forse il posto più comune dove trovare organigrammi confusi è nel governo federale degli Stati Uniti. L'organigramma della Divisione di informatica e matematica del laboratorio nazionale di Oak Ridge non fornisce rapidamente una comprensione della struttura dell'organizzazione. Sembra suggerire che undici funzioni riferiscano direttamente al direttore.

Mentre la portata del controllo (il numero di segnalazioni dirette che un manager può controllare efficacemente) varia considerevolmente, troviamo difficile credere che si tratti di un'organizzazione perfettamente funzionante. Alcuni dei leader delle funzioni sono probabilmente "più uguali". Se dovessimo tracciare il flusso delle comunicazioni all'interno di questa organizzazione e la quantità di tempo che ciascun subordinato ha trascorso con il direttore, probabilmente alcuni dei rapporti diretti dovrebbero essere riclassificati come subordinati di altre funzioni.

Organigrammi come strumento di gestione

I grafici organizzativi sono in genere un dispositivo reattivo, piuttosto che proattivo. Abbiamo creato un'organizzazione o permesso a una di evolversi, ed è cresciuta. Non è più chiaro alle persone all'interno dell'organizzazione o alle persone con cui interagiscono, chi è responsabile di cosa. Quindi creiamo un mucchio di scatole e linee per mostrare a tutti chi fa cosa. Quindi aggiungiamo linee tratteggiate e dispositivi artificiali simili per dimostrare che ciò che abbiamo disegnato per primo non è sempre il caso.

Un'opzione migliore, tuttavia, è quella di creare un organigramma che rifletta dove vuoi che l'organizzazione vada, piuttosto che riflettere semplicemente com'è adesso. Se desideri un'organizzazione orizzontale piatta, disegna l'organigramma in quel modo. Mostra che sei o otto (o addirittura undici come abbiamo visto sopra) riferiscono al vicepresidente. Mostra che tutti e dieci i programmatori riportano direttamente al Project Manager.

Se la tua organizzazione si affida a circoli di qualità o team di produzione per compiere la sua missione, dovresti mostrarlo nel tuo organigramma. Non sentirti costretto ad attenermi a raggruppamenti orizzontali e linee verticali. Se i tuoi dipendenti comprenderanno più chiaramente i loro ruoli in questo modo, puoi utilizzare cerchi, triangoli invertiti o qualsiasi altra cosa ti serva.

Esistono molti prodotti software sul mercato per aiutarti a mostrare come vuoi che la tua organizzazione funzioni. OrgPlus è un esempio dei tipi di strumenti che possono essere utilizzati per chiarire molti aspetti del business, inclusi i diagrammi organizzativi.

Il modo in cui dovrebbe essere fatto

L'esempio che segue è una rappresentazione di un organigramma, che mi ha impressionato molto. È stato rilasciato per inaugurare una nuova era per un'azienda che ha richiesto un'azione creativa e nuova da parte di tutti i suoi dipendenti.

Mostra chiaramente la struttura orizzontale piatta destinata a favorire la comunicazione e l'innovazione. Mostra chiaramente la squadra formata dai primi due ufficiali, indicativa di ciò che i dipendenti dovrebbero fare. Tuttavia mantiene le linee inequivocabili della responsabilità finale. Il presidente guida chiaramente l'azienda, ma tutti gli altri sanno che devono fare la propria parte per avere successo.

Il modo in cui dovrebbe essere un organigramma

È ancora troppo presto per dire se questo organigramma avrà l'effetto desiderato. È stato messo in atto solo un paio di settimane. Tuttavia, i funzionari dell'azienda lo hanno chiaramente usato come uno strumento di gestione efficace per guidare la propria organizzazione verso i suoi nuovi obiettivi.