Quali informazioni sono archiviate nelle cartelle cliniche dei dipendenti?
Contenuto
La cartella clinica dei dipendenti è il repository per tutto ciò che ha a che fare con la salute, i benefici per la salute, i congedi relativi alla salute dei dipendenti e le selezioni e la copertura dei benefici per il dipendente. Il datore di lavoro conserva una cartella clinica separatamente per ciascun dipendente. Il contenuto di questi file non viene mai mescolato con altri file dei dipendenti come il file del personale.
Poiché la cartella clinica contiene informazioni sensibili e riservate, deve trovarsi in un luogo sicuro, bloccato e inaccessibile. Anche l'armadietto che ospita le cartelle cliniche dei dipendenti dovrebbe bloccarsi e il personale delle risorse umane dovrebbe avere le uniche chiavi. L'accesso alle cartelle cliniche dei dipendenti è limitato al solo personale delle risorse umane.
La Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996 (HIPAA) impone ai datori di lavoro di proteggere le cartelle cliniche dei dipendenti come riservate; le cartelle cliniche devono essere archiviate separatamente e separatamente dalle altre cartelle aziendali. Non archiviare mai le cartelle cliniche dei dipendenti nella cartella personale generale del dipendente.
A causa della riservatezza delle informazioni, i record devono essere isolati dai file a cui possono accedere dipendenti come supervisori o responsabili. (In realtà, questo è consigliato anche per i file del personale in generale: concedere l'accesso solo al personale delle risorse umane.)
Contenuto della cartella clinica dei dipendenti
Questi sono i tipi di articoli che devono essere archiviati in modo sicuro nella cartella clinica del dipendente. In caso di dubbio, sii errato sul lato della protezione delle informazioni mediche dei tuoi dipendenti.
- Moduli e domande di assicurazione sanitaria
- Moduli e domande di assicurazione sulla vita
- Informazioni sul beneficiario designate
- Le domande per qualsiasi altro beneficio per i dipendenti che potrebbero richiedere informazioni mediche come un'assicurazione per la vista
- Richieste di assenze mediche retribuite o non retribuite
- Rapporti Family Medical and Leave Act (FMLA) e relative applicazioni e documenti
- Documenti FMLA firmati dal medico
- Documentazione sulle malattie di un familiare o di un bambino per il quale si richiede il tempo FMLA per fornire assistenza continua
- Documentazione di congedo per motivi di salute per dipendenti non ammissibili al tempo libero dal lavoro FMLA
- Esami, note, corrispondenza e raccomandazioni del medico
- Scuse mediche per assenteismo o ritardo da parte di un medico
- Restrizioni al lavoro medico con documentazione del medico curante
- Rapporti sugli incidenti e sugli infortuni, compresi i documenti richiesti dall'OSHA
- Rapporti di indennizzo dei lavoratori per infortunio o malattia
- Qualsiasi altro modulo o documento che contenga informazioni mediche private su un dipendente
Se mantieni questi file riservati, i tuoi dipendenti si fideranno di te e manterrai lo spirito e il significato della legge.
Si noti che le informazioni fornite, sebbene autorevoli, non sono garantite per accuratezza e legalità. Il sito è letto da un pubblico mondiale e le leggi e le normative sull'occupazione variano da stato a stato e da paese a paese. Si prega di richiedere assistenza legale o assistenza da risorse governative statali, federali o internazionali, per assicurarsi che la propria interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la propria posizione. Queste informazioni sono indicative, idee e assistenza.
