Come creare un registro dei rischi di progetto efficace
Contenuto
- Buona progettazione del registro dei rischi
- Includi i campi giusti
- Misure aggiuntive
- Un'altra opzione
- Semafori
- Caratteristiche di sicurezza
- Riepilogo profilo di rischio
- Si tratta di comunicazione
La gestione dei rischi richiede l'identificazione regolare di nuovi rischi, nonché la revisione dei rischi esistenti e la pianificazione delle attività di mitigazione. Troppo spesso, un registro dei rischi di progetto languisce nel sistema di archiviazione: viene creato all'inizio di un progetto e poi dimenticato. Ma con il design e la strategia corretti, è possibile mantenere un registro dei rischi del progetto efficace e aggiornato.
Buona progettazione del registro dei rischi
Un modo per incoraggiare la partecipazione alla gestione dei rischi è una buona progettazione del registro dei rischi. Il formato giusto comunicherà rapidamente il livello generale di rischio nel progetto a te e agli altri membri del team di progetto.
Dovrebbe consentire agli utenti di accedere facilmente a maggiori dettagli sui singoli rischi quando necessario. Questo, a sua volta, stimola tutti a pensare in termini di rischi, individuandone di nuovi non appena si presentano e monitorando e intervenendo per mitigare i rischi esistenti.
Includi i campi giusti
Come minimo, il registro dei rischi dovrebbe includere un identificatore univoco per ciascun rischio, una descrizione di esso, le azioni da intraprendere in risposta e il proprietario dell'attività.
Le descrizioni dovrebbero essere brevi e pertinenti. Ad esempio, un rischio identificato come "Danno da pioggia" potrebbe includere questa descrizione: "Le forti piogge potrebbero inondare il campo e causare il deterioramento delle colture".
Misure aggiuntive
Potresti voler includere misure quantitative di probabilità, impatto, rischio complessivo e valori residui a seguito della mitigazione per progetti più rischiosi.
I campi numerici che vengono calcolati automaticamente possono essere utili se si utilizza una tecnica di valutazione del rischio come il metodo Monte Carlo. Altri campi utili includono date chiave, categoria di rischio, categoria di risposta al rischio, prossimità, costi di mitigazione e stato.
Non c'è limite al numero di campi che puoi includere, ma solo i campi chiave dovrebbero essere visualizzati a livello di visualizzazione elenco. Evita gli utenti schiaccianti inserendo dettagli inutili a livello di visualizzazione elenco. Idealmente, gli spettatori che necessitano di maggiori informazioni possono fare clic sui dettagli.
Un'altra opzione
Potresti voler creare un database dei registri dei rischi per ciascun progetto in modo da non essere limitato a un set standard di campi. Sebbene sia possibile utilizzare un foglio di calcolo per tenere traccia dei progetti, in particolare di quelli più piccoli, potrebbe essere più efficace utilizzare un database creato con software come Kahootz o Podio. Queste applicazioni possono rendere più semplice l'aggiunta di documenti e grandi quantità di testo quando necessario.
Semafori
È difficile battere il sistema di semafori per impatto visivo. Gli utenti sanno che il rosso significa alto rischio, l'ambra significa medio rischio e il verde basso rischio. Questi rapidi segnali visivi aiutano i lettori a scansionare le informazioni più rapidamente.
Caratteristiche di sicurezza
Potresti voler incoraggiare la partecipazione consentendo a tutti i membri del team di progetto e forse ad alcune parti interessate di visualizzare il registro dei rischi. Tuttavia, è necessario impostare i diritti di accesso dell'utente in modo che il registro possa essere modificato solo dai proprietari e dai gestori dei rischi chiave. Hai bisogno di una pista di controllo di chi ha cambiato cosa e quando.
Riepilogo profilo di rischio
I membri senior del team di progetto e le parti interessate potrebbero non avere il tempo di assimilare la visualizzazione elenco di ogni rischio. Per loro, un profilo di rischio riassuntivo fornisce una rapida panoramica dei rischi complessivi per il progetto. Illustra il numero di rischi per ogni probabilità e livello di impatto.
Si tratta di comunicazione
Ricorda che un registro dei rischi del progetto non elenca solo i rischi e le azioni di mitigazione. È uno strumento di comunicazione che coinvolge i tuoi colleghi nella gestione dei rischi. Il tuo design dovrebbe riflettere questo obiettivo con punti di vista diversi per un pubblico diverso.
