10 passaggi critici da includere in un piano di progetto

Contenuto

• Obiettivi del progetto
• Ambito del progetto
• Pietre miliari e principali risultati
• Struttura di suddivisione del lavoro
• bilancio
• Piano delle risorse umane
• Piano di gestione dei rischi
• Piano di comunicazione
• Piano di gestione delle parti interessate
• Piano di gestione del cambiamento

Un piano di progetto è il culmine di una meticolosa pianificazione da parte di un project manager. È il documento principale che guida come verrà eseguito un progetto, in base alle intenzioni del gestore per ogni aspetto chiave del progetto. Sebbene i piani di progetto differiscano da una società all'altra, ci sono dieci elementi o passaggi critici che dovrebbero essere inclusi in un piano di progetto efficace per evitare confusione e improvvisazione forzata durante la fase di esecuzione del progetto.

Obiettivi del progetto

Gli obiettivi del progetto sono definiti in una carta del progetto, ma dovrebbero essere inclusi nel piano del progetto anche per spiegare ulteriormente gli obiettivi del progetto o per includere la carta come appendice. Indipendentemente da come un project manager scelga di incorporare gli obiettivi nel piano di progetto, l'importante è mantenere un chiaro legame tra la carta del progetto, il primo documento chiave di un progetto, e il secondo documento chiave del progetto, il suo piano di progetto.

Ambito del progetto

Come gli obiettivi del progetto, l'ambito è definito nella carta e dovrebbe essere ulteriormente perfezionato nel piano di progetto dal project manager. Definendo l'ambito, il project manager può iniziare a mostrare quale sarà l'obiettivo del progetto o il prodotto finito alla fine. Se l'ambito non è definito, può espandersi in tutto il progetto e comportare sovraccarichi di costi e scadenze non rispettate.

Ad esempio, se stai guidando un team di marketing per creare un opuscolo per la linea di prodotti di un'azienda, dovresti indicare quante pagine saranno e fornire esempi di come potrebbe apparire il prodotto finito.

Per alcuni membri del team, un opuscolo potrebbe significare due pagine, mentre altri potrebbero considerare adeguate dieci pagine. La definizione dell'ambito può portare l'intero team nella stessa pagina all'inizio.

Pietre miliari e principali risultati

I risultati chiave di un progetto sono chiamati pietre miliari e i principali prodotti di lavoro sono chiamati principali risultati. Entrambi rappresentano i grandi componenti del lavoro su un progetto. Un piano di progetto dovrebbe identificare questi elementi, definirli e fissare scadenze per il loro completamento.

Se un'organizzazione intraprende un progetto per lo sviluppo di nuovi software, i principali risultati finali potrebbero essere l'elenco finale dei requisiti aziendali e come implementarli.

A seguito di ciò, il progetto potrebbe avere pietre miliari per il completamento della progettazione, i test di sistema, i test di accettazione da parte dell'utente e la data di lancio del software. Queste pietre miliari hanno prodotti di lavoro ad esse associati, ma riguardano più i processi che i prodotti stessi.

Le pietre miliari e le principali scadenze non devono essere date esatte, ma più precise, meglio è. Date precise aiutano i project manager a scomporre le strutture di lavoro in modo più accurato.

In questa fase del piano, verranno create le pietre miliari in modo da poter prendere i risultati di grandi dimensioni o di alto livello e suddividerli in piccoli risultati, che possono essere delineati nel passaggio successivo.

Struttura di suddivisione del lavoro

Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) decostruisce le pietre miliari e i principali risultati finali di un progetto in blocchi più piccoli in modo che a una persona possa essere assegnata la responsabilità per ogni aspetto. Nello sviluppo della struttura di suddivisione del lavoro, il project manager considera molti fattori come i punti di forza e di debolezza dei membri del team di progetto, le interdipendenze tra le attività, le risorse disponibili e la scadenza generale del progetto.

I project manager sono in ultima analisi responsabili del successo del progetto, ma non possono svolgere il lavoro da soli. Il WBS è uno strumento che il project manager utilizza per garantire la responsabilità del progetto perché indica allo sponsor del progetto, ai membri del team di progetto e alle parti interessate che sono responsabili di cosa. Se il project manager è preoccupato per un'attività, sa esattamente con chi incontrarsi riguardo a tale preoccupazione.

bilancio

Il budget di un progetto mostra la quantità di denaro stanziata per completare il progetto. Il project manager è responsabile della dispersione appropriata di queste risorse. Per un progetto che ha fornitori, il project manager assicura che i risultati finali vengano completati secondo i termini del contratto, prestando particolare attenzione alla qualità. Alcuni budget di progetto si collegano al piano delle risorse umane.

È importante stabilire il costo per ogni pietra miliare e risultati ottenibili osservando quanto tempo è necessario e il costo del lavoro necessario per completare le attività. Il costo del progetto è legato alla durata del progetto, che risale all'ambito del progetto. L'ambito, le pietre miliari, le attività e il budget devono essere allineati e realistici.

Piano delle risorse umane

Il piano delle risorse umane mostra come sarà gestito il progetto. Talvolta noto come piano di assunzione di personale, il piano per le risorse umane definisce chi farà parte del team di progetto e quanto tempo ci si aspetta da ciascuna persona. Nello sviluppo di questo piano, il project manager negozia con i membri del team e i loro supervisori su quanto tempo ogni membro del team può dedicare al progetto. Se è necessario uno staff aggiuntivo per consultare il progetto ma fa parte del team di progetto, ciò è anche documentato nel piano di assunzione. Ancora una volta, vengono consultati i supervisori appropriati.

Piano di gestione dei rischi

Molte cose possono andare storte in un progetto. Mentre anticipare ogni possibile disastro o piccolo singhiozzo è impegnativo, si possono prevedere molte insidie. Nel piano di gestione dei rischi, il project manager identifica i rischi per il progetto, la probabilità che si verifichino tali scenari e le strategie per mitigarli. Per formulare questo piano, il project manager richiede il contributo dello sponsor del progetto, del team di progetto, delle parti interessate e degli esperti interni.

Vengono messe in atto strategie di mitigazione per i rischi che possono verificarsi o che sono associati a costi elevati. I rischi che è improbabile che si verifichino e quelli che hanno bassi costi sono indicati nel piano, anche se non hanno strategie di mitigazione.

Piano di comunicazione

Un piano di comunicazione delinea come un progetto verrà comunicato a vari pubblici. Proprio come la struttura di suddivisione del lavoro, un piano di comunicazione assegna la responsabilità del completamento di ciascun componente a un membro del team di progetto.

In questo passaggio, è importante delineare il modo in cui i problemi verranno comunicati e risolti all'interno del team e la frequenza con cui verrà effettuata la comunicazione al team e agli stakeholder o al capo. Ogni messaggio ha un pubblico previsto. Un piano di comunicazione aiuta i responsabili di progetto a garantire che le giuste informazioni arrivino alle persone giuste al momento giusto.

Piano di gestione delle parti interessate

Un piano di gestione delle parti interessate identifica il modo in cui le parti interessate verranno utilizzate nel progetto. A volte le parti interessate devono solo ricevere informazioni. Questo può essere curato nel piano di comunicazione. Se è necessario altro dalle parti interessate, un piano di gestione delle parti interessate delinea il modo in cui verrà ottenuto.

Piano di gestione del cambiamento

Un piano di gestione delle modifiche definisce un quadro per apportare modifiche al progetto. Sebbene i project manager tendano a voler evitare modifiche al progetto, a volte sono inevitabili. Il piano di gestione delle modifiche fornisce protocolli e processi per apportare modifiche. È fondamentale per la responsabilità e la trasparenza che sponsor del progetto, project manager e membri del team di progetto seguano il piano di gestione delle modifiche.