Gestione di progetti di base 101

Contenuto

• Che cos'è la gestione dei progetti?
• Gli elementi di un progetto
• L'elemento più importante: Scope
• risorse
• Tempo
• I soldi
• La gestione del progetto è un'arte e una scienza

La gestione del progetto è una delle componenti più critiche di un'azienda di successo. Colpisce i ricavi e le passività e alla fine interagisce con la soddisfazione e la fidelizzazione del cliente o del cliente. La tua azienda potrebbe avere un solo progetto alla volta, mentre altre grandi aziende ed entità potrebbero destreggiarsi tra più progetti contemporaneamente. Per loro stessa natura, i progetti sono temporanei.

I progetti sono un mezzo per raggiungere un obiettivo e l'obiettivo verrà infine raggiunto. La tua attività potrebbe passare a un altro progetto ... oppure no. Potrebbe essere stato un obiettivo una tantum.

I progetti stimolano un'esigenza crescente nella forza lavoro. Il Project Management Institute ha stimato che, nel periodo 2010-2020, oltre 15 milioni di nuove posizioni di project management sarebbero state aggiunte in tutto il mondo.

Che cos'è la gestione dei progetti?

La gestione del progetto non è l'intera operazione della tua azienda. È solo un segmento, un progetto specifico con un piano dettagliato su come tu e la tua azienda raggiungerete tale obiettivo. È un piano dettagliato in una serie di passaggi, ognuno importante quanto gli altri. Devi raggiungerne uno per passare correttamente al successivo.

Pensa al project management come a una scala che devi salire. Non puoi saltare in cima. Devi prenderlo gradino per gradino per la massima efficienza. Il team deve applicare gli strumenti messi a loro disposizione, nonché le loro competenze e conoscenze per eseguire ogni passaggio e passare a quello successivo.

È abbastanza facile dire che vuoi arrivare al Box A, quindi farai 25 passi in quella direzione. Ma devi anche considerare le considerazioni di tempo nel tuo piano di progetto e molto probabilmente devi lavorare con un budget. Potresti strisciare quei 25 passi o potresti correre. Dipende da quanto velocemente devi arrivarci per completare con successo il progetto. Puoi risparmiare denaro viaggiando a piedi o puoi assumere un autista. Dipende dal budget che hai dedicato al progetto.

Non esiste un approccio, un sistema o un piano tutti uguali. Ogni progetto che tu e la tua azienda affronterete molto probabilmente avrà la sua linea temporale, obiettivo e budget. Ecco perché è così importante avere un project manager esperto e di talento sul posto per gestire lo spettacolo.

Gli elementi di un progetto

Un project manager di successo deve gestire contemporaneamente quattro elementi di base di un progetto. Questi elementi sono correlati.

• Scopo: Ciò comporta le dimensioni, gli obiettivi e i requisiti del progetto.
• risorse:Avrai bisogno di persone, attrezzature e materiali sul posto.
• Tempo: Questo non riguarda solo il tempo complessivo impiegato dal progetto. Deve essere suddiviso in durate dell'attività, dipendenze e percorso critico.
• I soldi:Avere una solida conoscenza di costi, imprevisti e profitti.

L'elemento più importante: Scope

Lo scopo del progetto è la definizione di ciò che il progetto dovrebbe realizzare e i budget di tempo e denaro che sono stati creati per raggiungere questi obiettivi. Qualsiasi modifica all'ambito del progetto deve avere una modifica corrispondente in termini di budget, tempo, risorse o tutti e tre.

Se lo scopo del progetto è di costruire un edificio per ospitare tre widget con un budget di $ 100.000, il project manager dovrebbe farlo. Se l'ambito viene modificato in un edificio per quattro widget, il project manager deve ottenere una modifica appropriata in termini di tempo, denaro e risorse.

risorse

Esistono tre aspetti della comprensione e della gestione delle risorse: persone, attrezzature e materiale.

Un manager di progetto di successo deve gestire efficacemente le risorse assegnate al progetto, inclusi i membri del team di progetto, il personale del fornitore e i subappaltatori. Deve garantire che i suoi dipendenti abbiano le competenze e gli strumenti di cui hanno bisogno per completare il lavoro e deve continuamente monitorare se ha abbastanza persone in atto per completare il progetto entro la scadenza. Il suo compito è garantire che ogni persona comprenda l'attività e le scadenze del progetto.

Il membro senior di ciascun gruppo di dipendenti riferisce al project manager quando gestisce i dipendenti diretti, ma i dipendenti potrebbero anche avere un line manager che fornisce indicazioni tecniche. In una situazione di gestione delle matrici come un team di progetto, il compito del project manager è quello di fornire la direzione del progetto ai manager di linea. Gestire i subappalti di lavoro di solito significa gestire il capo squadra per i lavoratori subappaltati, che a loro volta gestiscono quei lavoratori.

Un project manager deve spesso procurarsi attrezzature e materiali e gestirne anche l'uso in modo che il team possa operare in modo efficiente. È responsabile di disporre delle attrezzature e dei materiali appropriati nella posizione corretta al momento opportuno.

Tempo

I tre elementi per una corretta gestione del tempo sono le attività, la pianificazione e il percorso critico.

Costruire la pianificazione del progetto elencando, in ordine, tutte le attività che devono essere completate. Alcuni devono essere eseguiti in sequenza mentre altri possono sovrapporsi o essere eseguiti in tandem. Assegna una durata a ciascuna attività. Allocare le risorse richieste. Determina i predecessori, quali attività devono essere completate prima degli altri, e i successori, le attività che non possono essere avviate fino al completamento di ogni altra attività. Questo aspetto della gestione del progetto viene talvolta definito come gestione delle cascate perché un'attività segue un'altra in ordine più o meno sequenziale.

Il software di gestione del progetto può semplificare il compito di creare e gestire la pianificazione del progetto.

Alcune attività presentano una certa flessibilità nelle date di inizio e fine richieste. Questo si chiama "float". Altre attività non hanno flessibilità. Hanno zero float. Una linea attraverso tutte le attività con zero float è chiamata percorso critico. Tutte le attività su questo percorso - e possono esserci più percorsi paralleli - devono essere completate in tempo se il progetto deve entrare entro la scadenza. L'attività di gestione dei tempi chiave del project manager è il monitoraggio del percorso critico.

I soldi

Le tre considerazioni sulla gestione del denaro sono costi, contingenze e profitto.

Ogni attività ha un costo, che si tratti delle ore di lavoro di un programmatore di computer o del prezzo di acquisto di un cantiere cubo di cemento. Ognuno di questi costi viene stimato e sommato durante la preparazione del budget del progetto.

Alcune stime saranno più accurate di altre. Il budget del progetto dovrebbe pertanto includere un'indennità di emergenza: il denaro accantonato nel budget "nel caso in cui" il costo effettivo di un articolo sia molto diverso dalla stima.

Il profitto è il denaro che l'azienda vuole fare dall'attività. È messo in cima al costo.

Quindi un budget di progetto è composto dal costo stimato, più la contingenza, oltre a qualsiasi profitto. Il compito del project manager è di mantenere il costo effettivo pari o inferiore al costo stimato e di massimizzare il profitto che l'azienda guadagna sul progetto.

La gestione del progetto è un'arte e una scienza

Una corretta gestione del progetto richiede pratica. Queste idee possono darti una conoscenza di base della gestione del progetto ma considerarlo solo un inizio. Se il tuo lavoro o percorso di carriera include la gestione dei progetti e se desideri migliorare le tue abilità, parla con i project manager di successo, leggi e fai pratica. La gestione del progetto può essere una carriera molto gratificante.