Come scrivere lettere di rimprovero per i dipendenti
Contenuto
- Componenti delle lettere di rimprovero
- L'importanza delle firme
- Offri un'opportunità per la risposta dei dipendenti
- Esempio di lettera di rimprovero
- Esempio di lettera di rimprovero n. 1 (versione testo)
- Esempio di lettera di rimprovero n. 2 (versione testuale)
- Conferma di ricezione del dipendente
Le lettere di rimprovero sono lettere scritte dal supervisore per fornire una dichiarazione ufficiale di un problema di prestazioni che un dipendente deve migliorare. Le lettere di rimprovero sono spesso un passo nel processo formale di azione disciplinare che può comportare un'azione disciplinare aggiuntiva per il dipendente fino alla risoluzione del rapporto di lavoro inclusa, se il dipendente non riesce a migliorare.
Le lettere di rimprovero sono una componente significativa della documentazione relativa a un problema di prestazioni dei dipendenti per il dipendente e il datore di lavoro. Le lettere scritte di rimprovero indicano chiaramente e specificamente le prestazioni che devono migliorare e le conseguenze se le prestazioni non migliorano.
Queste lettere commerciali formali generalmente seguono dopo ogni tentativo di coaching verbale da parte di un supervisore. Tuttavia, spesso vengono prima di una correzione verbale al dipendente, chiamata avvertimento verbale o avvertimento verbale formale. Tutti i passaggi dovrebbero concentrarsi sul problema delle prestazioni o sui relativi problemi di prestazioni.
Componenti delle lettere di rimprovero
Le lettere efficaci di rimprovero hanno diversi componenti in comune. Dovrebbero avere una chiara dichiarazione del problema o della prestazione che il dipendente deve migliorare. Potrebbe elencare diversi esempi di modi in cui il dipendente può modificare le proprie prestazioni per soddisfare le aspettative di prestazione. Dare esempi fornisce al dipendente un'immagine condivisa - significato condiviso - attorno alle aspettative del supervisore e dell'azienda.
Se pertinente, includere una sequenza temporale entro la quale le prestazioni del dipendente devono migliorare. Questo riferimento può essere sotto forma di una data di scadenza o di fine in cui il supervisore rivaluterà le prestazioni del dipendente.
Spiegare in che modo le non prestazioni influiscono non solo sul dipendente, ma sul posto di lavoro e sul successo dell'organizzazione. Fornire una chiara dichiarazione sulle conseguenze che un dipendente può aspettarsi se le loro prestazioni non migliorano come descritto nella lettera di rimprovero.
L'importanza delle firme
La firma del supervisore o del dirigente del dipendente è importante quando si tratta di rimproveri. La lettera generalmente contiene una dichiarazione che la firma del dipendente indica che hanno ricevuto la lettera. Non indica necessariamente che sono d'accordo con il suo contenuto. Devi essere specifico nella formulazione in modo che il dipendente capisca che stanno riconoscendo che la ricevuta non ha commesso un errore.
Offri un'opportunità per la risposta dei dipendenti
Dovresti dare al dipendente la possibilità di rispondere ai problemi sollevati nella lettera di rimprovero. L'obiezione deve essere scritta, datata e firmata dal dipendente. Il dipendente può essere d'accordo, in disaccordo, esprimere contrizione e così via. Le confutazioni scritte dal dipendente sono allegate alle lettere originali di rimprovero.
Esempio di lettera di rimprovero
Questo è un esempio di lettera di rimprovero. Scarica il modello di lettera di rimprovero (compatibile con Google Documenti e Word Online) o vedi sotto per ulteriori esempi.
Esempio di lettera di rimprovero n. 1 (versione testo)
A: Jeffery Jones
Da: George Peterson
Data: 1 settembre 2018
Ri: Lettera di rimprovero
Questa è una lettera formale di rimprovero per informarti che la tua performance non sta raggiungendo i livelli previsti di contributo. Nel tuo lavoro di esperto tecnico per l'assistenza clienti, le aspettative di lavoro sono state sviluppate da tutto il gruppo di esperti dell'assistenza tecnica e dal loro manager. Ciò significa che sono lo standard accettato per le prestazioni di ciascun esperto del supporto tecnico.
Non riesci a esibirti nei seguenti modi.
- Il numero di clienti che servi in una settimana è inferiore del 30% rispetto allo standard che il resto degli esperti del supporto tecnico sta incontrando.
- Il grado di difficoltà dei problemi a cui si sceglie di rispondere è inferiore del 40% rispetto allo standard raggiunto dal resto del personale.
- Il tempo che i clienti trascorrono al telefono con te supera il resto del personale del 25%.
Come puoi vedere, nelle tre misurazioni delle prestazioni più importanti per il tuo lavoro, non ci riesci. Il supervisore ha parlato con te numerose volte e hai ricevuto una formazione aggiuntiva. Di conseguenza, crediamo che non sei disposto a esibirti. Ciò influisce negativamente sul carico di lavoro del resto del personale tecnico.
Dobbiamo vedere un immediato miglioramento in tutte e tre le aree di prestazione o si verificherà un'ulteriore azione disciplinare fino al licenziamento incluso. Confidiamo che tu possa migliorare. Dobbiamo vedere un miglioramento immediato.
George Peterson, supervisore
Marian Demark, responsabile delle risorse umane
Esempio di lettera di rimprovero n. 2 (versione testuale)
A: Linda Rodriguez
Da: Mary Wilmont
Data: 1 settembre 2018
Ri: Lettera di rimprovero
Lo scopo di questa lettera di rimprovero è di avvisarti formalmente che la tua presenza sta influenzando negativamente la tua capacità di completare il tuo lavoro. Sebbene stipendiati, i dipendenti esenti non sono tenuti a lavorare per ore specifiche, una settimana lavorativa di quaranta ore è standard e prevista.
Non sei riuscito a presentarti al lavoro almeno un giorno alla settimana da quando hai iniziato il tuo nuovo lavoro e lavori solo trentadue ore alla settimana. Il tuo manager ti ha informato della disponibilità di tempo libero FMLA per problemi medici personali o familiari. Ti ha anche chiesto se hai bisogno di un alloggio per poter svolgere efficacemente il tuo lavoro.
Ti ha suggerito di visitare il dipartimento Risorse umane per discutere di questi problemi e della tua presenza. Hai rifiutato tutte e tre le opportunità che ti abbiamo offerto per aiutarti a migliorare queste scarse prestazioni.
La realtà è che non puoi svolgere il tuo lavoro in meno di quaranta ore. Ti mancano le scadenze per i tuoi incarichi di lavoro e il tuo ritardo influisce negativamente sul lavoro dei tuoi colleghi del reparto marketing. Mancano le scadenze a causa della tua incapacità di esibirti.
Inoltre, il tuo lavoro incompiuto quando assegnato ai tuoi colleghi sta sovraccaricando i loro carichi di lavoro poiché hanno già lavori che richiedono quaranta ore di lavoro a settimana. Ciò è ingiusto e non tollereremo questi impatti negativi sul posto di lavoro a partire da ora.
Dobbiamo vedere un miglioramento immediato della tua presenza o termineremo il tuo rapporto di lavoro. Ciò significa che devi frequentare il lavoro cinque giorni alla settimana. Se non riesci a frequentare il lavoro cinque giorni alla settimana, non puoi raggiungere gli obiettivi per i quali sei stato assunto.
Le nostre polizze di ferie retribuite standard prevedono sei giorni di malattia retribuiti e due giorni di congedo personale che è necessario utilizzare per un anno. È necessario applicare in anticipo i giorni di vacanza.
Hai già usato quattro dei tuoi giorni di malattia e tutti i tuoi giorni personali con le tue assenze attuali. Non prevediamo di concederti più tempo. Questo ti lascia solo con due giorni di malattia e il tempo di ferie retribuite che devi richiedere in anticipo.
Se hai un'assenza superiore al tempo libero pagato disponibile, termineremo il tuo rapporto di lavoro. Speriamo che tu capisca quanto sei vicino a perdere il lavoro. Non riceverai più avvisi.
Saluti,
Mary Wilmont, direttore
Thomas Credence, direttore delle risorse umane
Conferma di ricezione del dipendente
È importante creare una traccia cartacea delle azioni di rimprovero dei dipendenti. Questo processo consente di creare prove del fatto che il dipendente abbia ricevuto adeguata comunicazione dei problemi e che siano state prese misure, come la consulenza, per porre rimedio alla situazione.
Un semplice avviso di ricevimento a titolo indicativo chiarisce che il dipendente ha ricevuto un rimprovero.
