Come rispondere alle domande di audit interno

Contenuto

• I dipendenti incontreranno gli audit interni
• Rispondi onestamente
• Supponiamo che non sappiano nulla della tua area di competenza
• Collega i punti per loro

I revisori interni approfondiscono le azioni e i doveri di tutti i dipendenti e dipartimenti all'interno di un'azienda per scoprire modi per migliorare il funzionamento dell'intera organizzazione. In apparenza, sembra che si inseriscano dove non appartengono, ma in realtà svolgono un ruolo fondamentale nella protezione e nel miglioramento delle loro organizzazioni.

I dipendenti incontreranno gli audit interni

La maggior parte delle società private e pubbliche effettua audit interni regolari per assicurarsi che siano sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi e le missioni dell'azienda. Il governo completerà inoltre regolari audit interni. E nel corso della tua carriera di servizio pubblico, ci sono buone probabilità che dovrai rispondere alle domande poste dai revisori interni.

Nella stragrande maggioranza delle circostanze, i revisori stanno solo raccogliendo informazioni. Ad esempio, potrebbero provare a capire come funziona la tua parte dell'organizzazione.

Non è necessario irrigidirsi quando un revisore interno ti parla. I revisori interni sono professionisti che stanno semplicemente cercando di svolgere il loro lavoro quotidiano. Certo, il loro lavoro può mettere a disagio te e gli altri. Individuano le debolezze nei sistemi e raccomandano azioni correttive.

Ma alla fine, fanno funzionare meglio le loro organizzazioni e le tue risposte alle loro domande sono fondamentali per far sì che ciò accada. Ecco quindi tre suggerimenti per rispondere ai revisori interni quando bussano alla tua porta.

Rispondi onestamente

I revisori interni sanno quando qualcosa non si somma. Non dare loro un motivo per dubitare della tua credibilità essendo qualcosa di meno che completamente onesto.

Se non conosci la risposta a una domanda, non provare a bluffare. Finirai solo per sembrare sciocco quando trovano la vera risposta. La scelta migliore è semplicemente dire che non conosci la risposta. Se è qualcosa che puoi ricercare per loro, offriti di farlo. Potrebbero accettare l'offerta o potrebbero avere già alcune idee su come ottenere la risposta.

Quando ritieni che la risposta non piaccia agli auditor interni, non esitare a dare la tua risposta. Vogliono capire le cose come realmente esistono, quindi anche quando la tua risposta non è ciò che renderà il loro lavoro più facile o ciò che si aspettano di sentire, devono conoscere la verità.

Supponiamo che non sappiano nulla della tua area di competenza

I revisori interni sono di solito persone intelligenti, ma non possono essere esperti in tutto. Alcuni focalizzano la loro formazione professionale e lavorano su aspetti particolari dell'auditing interno come sistemi informativi o finanziari, ma non presumono di conoscere la propria area di competenza.

Sembra un dato di fatto, ma è facile scivolare nell'uso del gergo o nel saltare i passaggi quando si descrivono i processi. Ciò che un'azione spensierata è per te non è probabilmente per il revisore interno che cerca di comprendere i tuoi processi aziendali. Pensa a ogni azione che intraprendi. Qualcosa che può sembrare un passo per te potrebbe essere diversi passi che hai unito nella tua mente attraverso anni di ripetizione.

Anche quando la conversazione sembra noiosa e eccessivamente semplice, ricorda che i revisori interni cercano di scomporre i processi nelle loro attività più piccole. Solo allora possono trovare dove i processi possono andare male.

Collega i punti per loro

I revisori interni non solo decostruiscono i processi nei minimi particolari, ma cercano anche l'interconnessione tra persone e processi. Cercano tutte le persone coinvolte in un processo per vedere chi deve essere coinvolto, chi non è coinvolto ma deve esserlo, come interagiscono e se esistono controlli sufficienti per prevenire o catturare frodi, sprechi o abusi .

Quando rispondi ai revisori interni, indica dove tu e i tuoi processi interagite con gli altri e i loro processi. Collegando i punti in questo modo si ottiene loro un quadro più chiaro di come l'organizzazione funziona nel suo complesso. Tali informazioni forniscono anche indicazioni ai revisori interni su chi parlare e dove trovare ulteriori informazioni.