Come organizzare i documenti

Contenuto

• Iniziare
• Raccogli i tuoi documenti
• Classificare
• Separare i documenti vitali
• Duplica il tuo portafoglio
• Crea un semplice sistema di archiviazione
• Manutenzione in corso

Molte persone non pensano a un documento importante fino a quando non ne hanno bisogno. Se i tuoi documenti sono sparsi ovunque e non hai un sistema di organizzazione centrale nel tuo ufficio a casa, puoi perdere molto tempo ed energia alla ricerca di cose. Potresti persino perdere qualcosa.

Iniziare

Con pochi semplici passaggi, puoi organizzare i tuoi importanti documenti cartacei: avrai bisogno di un piccolo classificatore a due cassetti o di una scatola per cartelle sospese portatile, per appendere i file in sei colori diversi, per il terzo taglio manila, per le cartelle della scheda superiore e una cassaforte ignifuga opzionale. Oppure puoi acquistare un grande raccoglitore e inserti a linguetta. Ora sei pronto per iniziare.

Raccogli i tuoi documenti

Prima di poter organizzare tutti i tuoi documenti importanti, devi individuarli. A volte è più facile a dirsi che a farsi. Controlla i cassetti del tuo ufficio a casa e le carte impilate sulla scrivania o sul tavolo. Controlla le pile di carta che ingombrano i ripiani della cucina, nonché i cassetti e i cestini della cucina. Guarda sul comò e sul comodino della tua camera da letto. Ultimo, ma non meno importante, controlla la tua borsa o valigetta per documenti importanti che stai portando accidentalmente in giro.

Classificare

I documenti più importanti rientrano in una delle seguenti sei categorie. Ordina tutti i documenti raccolti come segue:

1. Record di casa e proprietà: Ipoteca, atti di proprietà, progetti e ricevute di miglioramento della casa, manuali e garanzie sugli apparecchi, informazioni fiscali sulla proprietà, polizze assicurative sulla casa e manuali
2. Registrazione automatica: Titoli, registri di manutenzione, polizze assicurative e informazioni, informazioni sui prestiti e registri di pagamento
3. Cartelle sanitarie: polizze assicurative, manuali delle prestazioni di assicurazione sanitaria, spiegazione delle prestazioni mediche, fatture mediche, elenchi di prescrizioni, informazioni flessibili sul conto spese, ricevute mediche, direttive mediche, polizze vita
4. Record finanziari: Estratti bancari, dichiarazioni dei redditi, registri delle detrazioni fiscali, registri degli investimenti, registri dei prestiti, estratti conto delle carte di credito
5. Registri elettronici: Contratti di telefonia mobile e manuali delle apparecchiature; ricevute di vendita e garanzie per computer, laptop e tablet; piani e bollette via cavo e internet; ricevuta di vendita del router wireless e manuale
6. Record personali: Certificato di nascita, certificato di matrimonio, certificato di divorzio, documenti di custodia, informazioni di previdenza sociale, documenti di immunizzazione, passaporto, documenti di servizio militare, documenti di battesimo e di conferma, testamenti, piano funerario e informazioni sul luogo di sepoltura. Dovresti averli per ogni membro della famiglia. Se hai animali domestici, puoi anche includere i loro documenti importanti come informazioni veterinarie e sui vaccini in questa categoria.

Separare i documenti vitali

La maggior parte dei documenti importanti può essere archiviata in un normale archivio o in una scatola di file sospesa portatile. Alcuni, tuttavia, dovrebbero davvero essere conservati in una cassaforte ignifuga o in un'opzione di archiviazione esterna come una cassetta di sicurezza.

I documenti vitali sono molto difficili da sostituire o richiederebbero molto tempo. Possono contenere informazioni personali sensibili che potrebbero essere compromesse da ladri di identità in caso di furto. Nel frattempo, se la tua casa fosse stata distrutta da un incendio o da un'inondazione, avresti voluto che questi documenti vitali rimanessero intatti.

Per la maggior parte delle persone, i seguenti documenti sarebbero considerati vitali: informazioni di sicurezza sociale, certificati di nascita, polizze assicurative e informazioni di contatto dell'agente, testamenti, atti di proprietà, titoli di auto, passaporti e qualsiasi contratto o accordo che richiedesse una firma originale.

Fai un elenco principale di tutti i documenti vitali che metti nella tua cassaforte ignifuga o in un'opzione di archiviazione fuori sede.

Duplica il tuo portafoglio

La maggior parte di noi trasporta ogni giorno informazioni importanti nel nostro portafoglio e sarebbe seriamente disturbata se venisse smarrita o rubata.

Crea copie della patente di guida, della carta del donatore di organi, delle tessere di assicurazione malattia, delle tessere associative per palestra, biblioteca, programmi fedeltà per negozi di alimentari, club di magazzino, ecc. E, soprattutto, tutte le carte di credito e debito (copia fronte e ritorno). Conservare queste copie con altri importanti documenti cartacei.

Crea un semplice sistema di archiviazione

Più semplice è il sistema di archiviazione, più è probabile che lo si usi su una base coerente. Prendi ogni categoria di documento importante e assegnagli un colore per il file sospeso:

• Record di casa e proprietà
• Record automatici
• Cartella sanitaria
• Record finanziari
• Registri elettronici
• Record personali

Aggiungi il numero appropriato di file sospesi al tuo sistema di archiviazione per il numero di documenti che hai in ogni categoria.

Utilizzare le cartelle manila e creare una cartella per ogni singolo documento all'interno di ciascuna categoria. Posizionare le cartelle nella sezione dei file sospesi colorata appropriata.

Se hai acquistato un grande raccoglitore a tre anelli e inserti di schede, etichetta le schede con gli stessi nomi di record, perfora tutti i documenti e organizzali. Se i fogli non possono essere perforati, inserirli in una cartella e perforare invece la cartella.

Se le scartoffie non fanno per te, questo potrebbe essere un momento di liberazione. È possibile eseguire la scansione di tutti questi documenti, salvarli su un disco rigido e quindi distruggere gli originali.

Ma usa la tua discrezione poiché è meglio che alcuni documenti vengano lasciati salvati. Conservare gli originali di tutti i documenti vitali. Usa il tuo miglior giudizio sugli altri. La maggior parte delle istituzioni finanziarie è felice quando si va senza carta.

Manutenzione in corso

Una volta organizzati i tuoi documenti importanti, conservali in quel modo. Ogni mese quando paghi le tue bollette, archivia tutti i nuovi documenti nella sezione appropriata del tuo sistema di archiviazione. Allo stesso tempo, cerca tutti i documenti rimossi dal sistema durante il mese che potrebbero essere ancora fuori dal sistema di archiviazione. Ri-archiviarli. Almeno due volte all'anno, rivedi i documenti nel tuo sistema di archiviazione per vedere se è possibile eliminarli. Un buon programma da seguire è il primo dell'anno civile e alla fine di ogni anno scolastico.

Con un piccolo sforzo, puoi ottenere benefici a lungo termine e risparmiare tempo organizzando importanti documenti cartacei.