Come organizzare un evento multimediale di successo

Contenuto

• Inizia con un comunicato stampa
• Guarda le telefonate
• Pianifica attentamente il tempo del tuo evento
• Non provare a fare tutto
• Rendi facile entrare (e uscire)
• Considera gli elementi visivi
• Non dimenticare un kit per la stampa
• Assicurati che il tuo contatto multimediale sia disponibile
• Usa dipendenti con esperienza
• Prepara la tua dichiarazione in anticipo
• Cosa succede se il reporter non mostra?

Uno dei modi più semplici per la tua azienda di ricevere esposizione gratuita ai media, spesso noto come "media guadagnato", è attraverso eventi mediatici. Sia che tu stia collaborando con diversi sponsor per aiutare i meno fortunati, o tenendo una conferenza stampa per annunciare un rilascio del prodotto, ci sono alcuni passaggi che dovresti seguire per organizzare un evento mediatico di successo.

Inizia con un comunicato stampa

L'invio del tuo comunicato stampa aiuterà i media a decidere se la tua storia è abbastanza degna di copertura. Ecco perché aiuta a mantenere semplice il tuo comunicato stampa e non usare mai hype. Stazioni e giornali sono alla ricerca di notizie; non stanno cercando uno spiel di vendita.

Hai una finestra per l'invio del tuo comunicato stampa. Non vuoi inviarlo troppo presto e poi viene dimenticato o sepolto, e non vuoi inviarlo troppo tardi quando altre storie potrebbero essere già state assegnate e semplicemente non possono adattarsi al tuo evento Generalmente, due o tre giorni prima dell'evento è sufficiente un preavviso per consentire alla stampa di programmare i giornalisti.

Vuoi anche essere sicuro di includere indicazioni e istruzioni speciali nel tuo comunicato stampa. Se il quartier generale della tua azienda si trova in una posizione, ma il tuo evento è presso il tuo stabilimento a 30 miglia di distanza, devi renderlo chiaro nella tua pubblicazione.

Guarda le telefonate

Dopo aver inviato il tuo comunicato stampa, puoi chiamare gli editori dei giornali o i produttori delle stazioni TV per verificare che lo ricevano. Questo è tutto ciò che devi chiedere.

Spesso aprirà la conversazione per loro per dirti se pensano di poter venire o no. Ma anche se non lo fa, non vuoi chiedere se stanno arrivando. Saranno lì se possono ma non fanno promesse.

Tieni presente che le ultime notizie o i giorni di notizie pesanti potrebbero impedire loro di arrivare all'ultimo minuto. Non vuoi assillarli per vedere se stanno arrivando, anche il giorno dell'evento quando sei lì in attesa che i giornalisti si presentino.

Vuoi anche guardare l'ora in cui fai la telefonata. Chiamata alle dieci prima delle 17:00 potrebbe sembrare la fine della giornata per te, ma per un produttore mancano dieci minuti a un notiziario notturno. I periodi migliori per telefonare sono generalmente intorno alle 10:00 e tra le 13:00 e le 14:30

Pianifica attentamente il tempo del tuo evento

Tutti stanno lavorando alle scadenze. I giornali hanno fissato orari in cui mettono a letto il numero del giorno successivo. Significa che se vengono al tuo evento alle 17:00 giovedì, la copertura potrebbe non apparire fino a sabato.

Le stazioni TV hanno generalmente un mattino, mezzogiorno, 5:00, 6:00, 10:00 e / o 23:00 telegiornali durante la settimana, a seconda del mercato televisivo. Ottenere copertura se il tuo evento multimediale inizia alle 16:00 potrebbe essere molto complicato. Non si limiteranno a salire sulla loro macchina di notizie e guidare come un matto per ottenere il nastro in onda entro le 5:00. C'è uno script che deve essere scritto e un nastro che deve essere modificato.

Pianifica il tempo del tuo evento in modo che non sia solo conveniente per i giornalisti, ma aumenta anche le tue possibilità di ottenere un'esposizione più immediata.

Non provare a fare tutto

Per quanto allettante possa essere diventare un regista, non dire al giornalista, ai fotografi o ai videografi quali scatti vuoi che facciano. Vuoi stabilire un certo rapporto con loro e iniziare una relazione con il giornale o la stazione TV. Non vincerai nessun amico dicendo loro come fare il loro lavoro.

Rendi facile entrare (e uscire)

Se stai organizzando l'evento nel tuo impianto di 50.000 piedi quadrati e l'area che stai concedendo ai media si trova sul retro dell'edificio, concedi loro il più facile accesso possibile. Non farli parcheggiare nella parte anteriore dell'edificio e poi portare le loro attrezzature fino in fondo se puoi aiutarlo. Se c'è un modo per guidare verso il retro, fai sapere ai media le indicazioni stradali nel tuo comunicato stampa e segna chiaramente il modo in cui arrivano.

Vuoi anche considerare quale area della tua struttura è severamente vietata. Ad esempio, se non riesci a evitare una lunga camminata, vuoi davvero che i media attraversino l'intero edificio con le telecamere? Ciò non significa che inizieranno a sparare quello che vogliono. Ma molte aziende hanno politiche rigorose su dove le telecamere e i non dipendenti possono andare per motivi proprietari.

Considera gli elementi visivi

Pensa attentamente ai tuoi elementi visivi. Offri ai media la massima esperienza pratica possibile. Parlare di un prodotto per mezz'ora e quindi fare riferimento all'immagine nella brochure è qualcosa per cui i media non devono nemmeno presentarsi. Ricorda, stanno trasmettendo le immagini ai tuoi potenziali clienti - i loro spettatori o lettori - quindi è importante tenere a mente il tuo pubblico in modo da poter ottenere la copertura di cui hai bisogno.

Non dimenticare un kit per la stampa

Includi le informazioni sul tuo evento e distribuiscile ai media. Queste informazioni li aiuteranno a scrivere la storia, ma ti aiuteranno anche ad avere un maggiore controllo sulle notizie poiché stai fornendo loro le informazioni cruciali.

Assicurati che il tuo contatto multimediale sia disponibile

Non dimenticare di rendere disponibile il tuo contatto multimediale per domande. Se un giornalista ha ulteriori domande, deve essere in grado di ottenere rapidamente un contatto con i media. Assicurati di includere il numero di telefono del contatto multimediale e qualsiasi altra informazione di contatto nel tuo kit di stampa.

Usa dipendenti con esperienza

Non devi limitare i portavoce del tuo evento al tuo contatto con i media. Se un dipendente è in grado di offrire un suono migliore perché ha avuto più esperienza nello sviluppo e nella collaborazione con un determinato prodotto, lo rende sicuramente disponibile per le domande.

Prepara la tua dichiarazione in anticipo

Se hai intenzione di parlare a porte chiuse o con un giornalista, pensa a quello che vuoi dire in anticipo. Può essere utile avere un amico che non ha familiarità con la tua attività per leggere il tuo kit di stampa e porre domande che hanno. Da queste domande, oltre a un brainstorming tuo, crea un elenco di risposte. Non vuoi sembrare provato, ma non vuoi sembrare impreparato o dire "Umm ..." molto.

Vuoi anche considerare i diversi tipi di mezzi. Il giornale ha esigenze diverse rispetto alla televisione e viceversa. Un giornalista potrebbe farti domande molto diverse da quelle di un giornalista televisivo. Ogni mezzo ha diversi modi di presentare le tue notizie, quindi avranno bisogno del tipo più adatto al proprio pubblico.

Cosa succede se il reporter non mostra?

La stazione o il giornale potrebbero benissimo inviare un fotografo o un videografo anziché un giornalista. Ciò non significa che la tua storia non sia importante per loro. Non sarebbero lì se non avessero intenzione di fornire la copertura della tua storia, quindi tratta chiunque si mostri molto bene.

Se un videografo sta trascinando la sua attrezzatura, non consegnargli una cartella stampa in quel momento. Offriti di portarlo per loro fino a quando non saranno stati in grado di ottenere i colpi di cui hanno bisogno. Trattarli come un cittadino di seconda classe tornerà alla stazione e potrebbe danneggiare le tue possibilità di copertura futura.