Crea un piano giornaliero per lavorare in modo più efficiente

Contenuto

• Sbarazzarsi delle distrazioni quotidiane con un piano
• Evita di assumere più di quello che puoi gestire
• Creare il tuo piano di attacco

Il primo e più importante passo da compiere per lavorare in modo più efficiente è predisporre un piano giornaliero. È importante che il tuo piano sia scritto da qualche parte: su un calendario, un blocco note o memorizzato sul tuo computer. Non semplicemente passare attraverso una lista di controllo mentale ogni giorno.

Avere un piano scritto è un must per tenere i pensieri assillanti dalla parte posteriore della testa e per aiutare a prevenire disastri perché ti dimentichi di qualcosa di importante. La maggior parte delle persone troverà che devono passare da un piano giornaliero di volta in volta, ma averne uno ti aiuterà a organizzare meglio il tuo tempo, prepararti in anticipo a progetti specifici e un piano ti darà un quadro mentale più chiaro su tutte le cose devi fare.

Sbarazzarsi delle distrazioni quotidiane con un piano

Se arrivi al lavoro ogni giorno e sei immediatamente sopraffatto dalla lunga lista di cose da fare e dal disordine sulla scrivania, nella migliore delle ipotesi, ti trascinerai nella giornata come un cavallo da corsa (e ti esaurirai rapidamente dopo uno sprint, proprio come un cavallo da corsa) concentrandoti su ciò che sembra più urgente in un dato momento. Il caso peggiore è che ti siederai in un funk senza sapere da dove cominciare. Ad ogni modo, semplicemente "spegnere gli incendi" ogni giorno è il modo meno efficace per attaccare il tuo carico di lavoro e il modo migliore per esaurirti mentre sei solo indietro.

Senza un piano, le distrazioni dei giorni prenderanno rapidamente il sopravvento: il telefono squilla, inizi a rispondere alle e-mail, i colleghi iniziano a chattare, e prima che tu lo sappia, è arrivata l'ora di pranzo e hai poco realizzato. Il tuo piano giornaliero potrebbe includere un'ora ogni mattina per sistemarti rispondendo alle chiamate, controllando l'e-mail prima di iniziare altre attività, ma servirà più di una guida su cosa fare con il tuo tempo. Ad esempio, se riservi di proposito un'ora per fare qualcosa e oltrepassi questo limite di tempo, saprai che dovrai modificare il piano per il giorno successivo.

Mappando la giornata in segmenti o in base alle attività, è possibile identificare più facilmente le aree problematiche e i tempi di massima efficienza (ad esempio, si può essere meno efficienti dopo pranzo se si soffre di un crollo pomeridiano o si può iniziare lentamente la mattina).

Evita di assumere più di quello che puoi gestire

Un ottimista è qualcuno che può vedere il positivo in una determinata situazione in generale si concentrerà sulla convinzione che "tutto è possibile". Non c'è niente di sbagliato nell'essere un ottimista a meno che non ti porti a sottovalutare le tue capacità, il tempo che ci vorrà per realizzare qualcosa e ti porterà ad assumere più di quello che puoi gestire.

Un realista può essere un ottimista, ma un realista vede anche la logistica che può essere coinvolta nella gestione di una situazione e determinerà potenziali ostacoli e restrizioni.

Se non hai in programma il tuo piano di gioco per la giornata, potresti avere più difficoltà a dire di no ad aiutare gli altri o ad intraprendere progetti aggiuntivi perché hai un atteggiamento positivo "da fare" che prevale sulla realtà o sul buon senso. È facile sottostimare quanto tempo ci vorrà per svolgere i tuoi compiti, tanto meno quelli di qualcun altro se pensi di essere una superdonna e una visione solare è tutto ciò che serve per fare le cose.

Conoscere ciò che è nel tuo piatto per il giorno e aver già determinato un budget per il tuo tempo per attività specifiche può aiutarti a rispettare le scadenze, ottenere di più ogni giorno ed essere più realistico sull'assunzione di lavoro aggiuntivo.

Creare il tuo piano di attacco

Prima di andare al lavoro, decidi in anticipo su cosa ti concentrerai quando ci arriverai. Meglio ancora, organizza la giornata la sera prima e prepara la tua scrivania per le attività che desideri svolgere al mattino. Ad esempio, ottieni file o materiale di lettura organizzato per la mattina in modo da poter saltare direttamente o inserire elementi che devi digitare o telefonate per tornare nell'ordine in cui devi farlo.

Avere un piano può aiutarti a creare routine prevedibili che, a loro volta, ti terranno meglio preparato per affrontare i giorni caotici in cui il tuo capo o un cliente ad alta manutenzione richiedono più tempo.