3 scenari quando comunicare online non è giusto
Contenuto
- Evita di colpire Invia per risolvere il conflitto
- Evita di colpire Invia quando sei sconvolto
- Evita di colpire Invia per inviare cattive notizie
Ci sono così tanti modi in cui comunichiamo online. C'è e-mail, messaggi di testo o messaggi tramite una delle tante app là fuori che lo supportano. L'uso della posta elettronica o della messaggistica non è sempre il modo più efficace per comunicare.
In determinate circostanze, dovresti evitarli. Certo, è facile nascondersi dietro il computer e dire quello che vuoi dire tramite la tastiera. Ma a volte devi uscire nel mondo e usare la tua voce.
Ecco tre situazioni in cui sarebbe meglio se non si premesse send.
Evita di colpire Invia per risolvere il conflitto
Abbiamo fatto tutti parte di una stringa di e-mail o messaggio tra due parti nel tentativo di risolvere un problema. A volte, potresti essere uno dei due partecipanti principali o forse sei semplicemente una delle tante persone che qualcuno si è sentito obbligato a includere.
Ad ogni risposta via e-mail o messaggio, il problema aumenta. Alla fine, quello che era forse un problema relativamente piccolo è diventato molto più grande. Questo di solito si traduce in un incontro faccia a faccia tra le due parti, nonché un supervisore o un manager per risolvere il conflitto.
Invece di utilizzare la posta elettronica o la messaggistica per risolvere i conflitti, chiama la persona o pianifica una riunione faccia a faccia. Se sei il destinatario di un'e-mail o di un messaggio di qualcun altro che cerca di risolvere un problema, resisti alla tentazione di rispondere via e-mail. Solleva il telefono o entra nell'ufficio dell'altra persona e dì: "Ho ricevuto la tua email e ho pensato che sarebbe stato meglio se avessimo discusso di questa situazione uno contro uno anziché tramite e-mail. Hai qualche minuto per parlare? "
Se l'e-mail è l'unica opzione, non copiarne altre. In questo modo si intensifica il problema. Se stai ricevendo una email di questo tipo, non premere "rispondi a tutti". Rispondi semplicemente alla persona che ha inviato l'e-mail. Se fai "rispondi a tutti", la tua risposta dovrebbe dire "Ti apprezzo per aver portato questa situazione alla mia attenzione. Ti chiamo tra un minuto per discutere". Questo avviserà tutti coloro che sono stati copiati che ti stai occupando della situazione uno contro uno.
Evita di colpire Invia quando sei sconvolto
Dopo una situazione o interazione sconvolgente, ciò di cui abbiamo bisogno è un periodo di raffreddamento. Email e messaggistica non si prestano a questo; è istantaneo dal design. Invece, dopo esserti calmato, chiama o visita l'individuo per discutere della situazione. Se stai ricevendo un'e-mail violenta, evita l'impulso di rispondere. Concediti il tempo di calmarti, quindi chiama la persona e chiedi di discutere faccia a faccia.
In futuro, decidi in anticipo che non userai mai e-mail o messaggi quando sei arrabbiato. Rendi questo un patto non negoziabile con te stesso.
Se senti il bisogno di scrivere qualcosa quando sei arrabbiato, scrivi a mano un messaggio. Non inserirlo nell'e-mail anche se non si intende inviare il messaggio. Non saresti la prima persona che preme accidentalmente il pulsante "invia" invece del pulsante "salva".
Evita di colpire Invia per inviare cattive notizie
A nessuno piace ricevere cattive notizie e riceverle via e-mail o un messaggio può aggiungere sale alla ferita. Hai mai inviato un'email a un cliente per dire loro che il loro ordine è stato ritardato?
Se la risposta a una di queste domande è sì, smetti di usare la posta elettronica o i messaggi per comunicare cattive notizie.L'uso di e-mail o messaggi per comunicare cattive notizie può inviare il messaggio che non ti interessa o che il problema non è abbastanza importante da giustificare la tua attenzione personale. Quando usi la posta elettronica o i messaggi per comunicare cattive notizie, non hai modo di giudicare la reazione della persona. Molto probabilmente, le persone saranno deluse o turbate. Se non stai trasmettendo le notizie di persona, i loro sentimenti di delusione potrebbero intensificarsi e creare una situazione ancora peggiore.
Infine, quando usi la posta elettronica o la messaggistica in questo scenario, apparirai codardo. Clienti, collaboratori, capi e amici apprezzano le persone che hanno il coraggio di comunicare di persona cattive notizie.
Se non sei sicuro che il tuo messaggio si qualifichi come una brutta notizia da chiederti, "Vorrei ricevere un'e-mail o un messaggio con questo tipo di notizie o preferirei che fosse comunicato di persona?". Quindi agire di conseguenza.
Sebbene non vi siano dubbi sul fatto che la posta elettronica o la messaggistica sia un mezzo di comunicazione rapido ed efficiente, non è sempre appropriato. Segui le linee guida sopra ed evita di usare e-mail o messaggi quando è inappropriato farlo.
