Domande comuni di intervista della receptionist con le migliori risposte

Contenuto

• 10 domande tipiche poste in un'intervista con l'addetto alla reception
• Guarda ora: come rispondere a 4 domande comuni per l'intervista alla receptionist
• 1. Cosa fai per stare al passo con un ambiente di lavoro frenetico?
• 2. Come organizzi il tuo programma giornaliero?
• 3. Qual è il ruolo di un receptionist nella prima impressione del cliente di un'organizzazione?
• 4. Raccontami di quando hai dovuto trattare con un cliente o un ospite arrabbiato, al telefono o di persona. Come hai gestito la situazione?
• 5. Sei disposto a fare gli straordinari?
• 6. Quanti dipendenti hanno lavorato nel tuo ultimo ufficio?
• 7. Descrivi i tuoi doveri precedenti come assistente amministrativo, segretario o receptionist.
• 8. Come si danno priorità alle chiamate, ai clienti, alle consegne e ad altri problemi che devono essere risolti immediatamente?
• 9. Quanto sono forti le tue abilità informatiche?
• 10. Parlami della tua esperienza di servizio al cliente.
• Suggerimenti per rispondere alle domande del receptionist
• 7 domande da porre all'intervistatore
• Come fare la migliore impressione

In molte organizzazioni, gli addetti alla reception sono il volto dell'azienda. Ogni nuovo cliente, candidato di lavoro, dipendente o fornitore di terze parti passerà o farà il check-in con un addetto alla reception, quindi i datori di lavoro sono desiderosi di trovare qualcuno che sia responsabile, amichevole e calmo.

10 domande tipiche poste in un'intervista con l'addetto alla reception

Qui troverai le domande frequenti per gli addetti alla reception, risposte di esempio e suggerimenti su cosa dire durante il colloquio.

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Guarda ora: come rispondere a 4 domande comuni per l'intervista alla receptionist

1. Cosa fai per stare al passo con un ambiente di lavoro frenetico?

Quello che vogliono sapere: Il tuo intervistatore vuole essere sicuro di poter tenere il passo. Il modo in cui lo fai è probabilmente irrilevante, ma dovresti avere una risposta chiara e sicura pronta.

La prima cosa che faccio è mantenere la calma, dal momento che un atteggiamento frenetico e stressato non è utile e non è nemmeno una buona occhiata di fronte a qualsiasi personale o cliente. Cerco di eseguire il triage delle attività, in modo da lavorare sempre prima sull'attività più importante. Di solito, questo è tutto ciò che coinvolge uno dei clienti dell'azienda. Inoltre, tengo un elenco aggiornato di tutto ciò che devo fare, in modo da non trascurare alcuna responsabilità importante.

2. Come organizzi il tuo programma giornaliero?

Quello che vogliono sapere: Il modo in cui organizzi la giornata non è proprio il punto. Il punto è dimostrare che sei ben organizzato e completerai tutti i tuoi doveri in modo competente e tempestivo.

Comincio ogni giorno facendo un elenco di tutto ciò che devo realizzare. Controllo il mio calendario per eventuali riunioni o appuntamenti, in modo da poterne essere a conoscenza e, se necessario, ottenere copertura sulla reception. Nel mio lavoro, la comunicazione è fondamentale, quindi rispondo costantemente al telefono e controllo la posta elettronica per nuove richieste, quindi aggiorno il mio elenco di cose da fare con le attività di follow-up di conseguenza.

3. Qual è il ruolo di un receptionist nella prima impressione del cliente di un'organizzazione?

Quello che vogliono sapere: Il tuo intervistatore deve essere sicuro di comprendere la posizione per la quale ti stai candidando, ma questa domanda può anche essere culturale, toccando la tua filosofia di lavoro.

Un addetto alla reception può fare una grande impressione, positiva o negativa, sui clienti. Dato che sono una delle prime persone che i clienti vedono, un'interazione frustrante o scadente può davvero inasprire la loro opinione sull'azienda o sull'esperienza complessiva che hanno avuto. Per me, è simile a quando l'host ti saluta in un ristorante. Se sembrano frenetici o si comportano in modo sgarbato, in seguito può sembrare che il tuo cibo non abbia un sapore delizioso. Ecco perché mi assicuro sempre di salutare le persone con un sorriso sul mio volto e di assicurarsi che tutti i clienti abbiano la massima attenzione.

4. Raccontami di quando hai dovuto trattare con un cliente o un ospite arrabbiato, al telefono o di persona. Come hai gestito la situazione?

Quello che vogliono sapere: Questa è una delle molte domande che ti potrebbero essere poste in merito al modo in cui gestisci le condizioni stressanti e difficili. Potresti anche chiederti come hai reagito ad attività criminali o non etiche. Essere onesti. Non esagerare e non venderti allo stesso modo.

Come receptionist di un dottore, ho spesso avuto a che fare con pazienti frustrati al telefono. Una volta, una donna era così furiosa che il reparto fatture non l'aveva richiamata lo stesso giorno, che ha iniziato a urlarmi al telefono. È stato spiacevole! Quello che cerco di fare in queste situazioni è pensare a quanto deve sentirsi stressata la persona per comportarsi in questo modo. Dopo un minuto delle sue urla, ho detto: "Devi essere davvero frustrato. Puoi dirmi di più su cosa sta succedendo?" Ciò ha contribuito a rallentare la conversazione e a ridurre il suo volume. Ha spiegato l'intera situazione e l'ho rassicurata sul fatto che il nostro addetto alla fatturazione fosse appena uscito per il giorno e si sarebbe messo in contatto. Le ho anche detto che avrei messo un biglietto sulla scrivania del fatturatore, chiedendole di richiamare la donna come primo compito.Alla fine della telefonata, era molto più calma e si scusò per le sue prime aspre parole.

5. Sei disposto a fare gli straordinari?

Quello che vogliono sapere: Se non sei disposto a fare gli straordinari, dillo. Se sei disposto a fare gli straordinari ma solo entro certi limiti, dillo pure. Sì, ci sono aziende in cui non fare gli straordinari ti costerà il lavoro. Ma prendere un impegno che non puoi mantenere o metterti in una posizione in cui devi sacrificare il tuo benessere o quello della tua famiglia per il tuo lavoro, non è un'opzione accettabile. Hai bisogno di un lavoro che corrisponda alla tua disponibilità.

Mi sento a mio agio a fare gli straordinari un paio di volte al mese, a condizione che abbia un preavviso di un giorno. Avere un heads-up mi rende più semplice riordinare i miei piani. In un pizzico, molto probabilmente posso fare anche gli straordinari dello stesso giorno, ma preferirei davvero avere un giorno di preavviso.

6. Quanti dipendenti hanno lavorato nel tuo ultimo ufficio?

Quello che vogliono sapere: L'intervistatore vuole sapere in che tipo di ambiente hai lavorato, come si confronta con l'azienda con cui stai intervistando e se ti senti a tuo agio a lavorare in piccoli e / o grandi luoghi di lavoro.

Nel mio ultimo ufficio c'erano cinque impiegati. È abbastanza piccolo che abbiamo iniziato a sentirci un po 'come una famiglia. Sai, tutti sapevano che Martha nel reparto fatturazione aveva bisogno di due tazze di caffè prima di poter porre domande complicate. Prima di allora, tuttavia, il mio ufficio era abbastanza grande: 60 dipendenti. Mi sentivo a mio agio in entrambi gli ambienti, anche se il primo mese nel grande ufficio è stato un po 'impegnativo poiché ho dovuto capire chi ha fatto cosa e dove dirigere le chiamate con molte opzioni disponibili.

7. Descrivi i tuoi doveri precedenti come assistente amministrativo, segretario o receptionist.

Quello che vogliono sapere: L'intervistatore vuole andare oltre le responsabilità che hai elencato sul tuo curriculum e confermare che si adattano alla posizione che viene offerta. Questa è anche una buona opportunità per espandere i punti evidenziati nella tua esperienza lavorativa.

Come receptionist presso ABC Financials, sono stata la prima persona per i clienti. Ho risposto alla linea telefonica generale, oltre a rispondere ai telefoni per i cinque vicepresidenti dell'azienda. Mi occupavo anche di ricevere pacchi e distribuire posta, salutare e scortare clienti e venditori nelle sale riunioni e tenere il passo con l'indirizzo e-mail di informazioni generali dell'azienda. Avevo anche molte responsabilità amministrative: gestivo i calendari di quei vicepresidenti, organizzavo i loro viaggi di lavoro e aiutavo a creare e perfezionare presentazioni di PowerPoint e altro materiale da distribuire durante gli eventi.

8. Come si danno priorità alle chiamate, ai clienti, alle consegne e ad altri problemi che devono essere risolti immediatamente?

Quello che vogliono sapere: L'intervistatore vuole sapere quanto sei bravo nel multitasking, nell'organizzazione del tempo e nella definizione delle priorità delle attività. Questa è anche una buona opportunità per sottolineare come hai affrontato più priorità e spiegare come le hai gestite tutte.

Il multitasking è essenziale quando l'ufficio è occupato. Ogni volta che non è maleducato, provo a svolgere alcune attività contemporaneamente. Ad esempio, posso facilmente rispondere a una telefonata mentre firmo un pacco dal corriere. Quando il multitasking non è possibile, mi concentro su clienti e clienti come priorità numero uno. Se necessario, chiederò se possono concedermi un minuto per svolgere prima un'altra attività e, se le cose sono davvero impegnate, provo a chiamare un collega per fornirmi una copertura.

9. Quanto sono forti le tue abilità informatiche?

Quello che vogliono sapere: L'intervistatore desidera che tu confermi quali competenze informatiche hai, se il tuo livello di abilità è compatibile con le aspettative dell'azienda e quali programmi ti senti più a tuo agio. Se possibile, è una buona idea ricercare quali programmi l'azienda sta utilizzando prima dell'intervista.

Ho competenze informatiche molto forti. Oltre ad avere familiarità con Microsoft Office, nel mio ultimo ruolo ero solito anche aggiornare il sito Web dell'azienda, quindi mi sento a mio agio anche con WordPress. Quando inizio a utilizzare un nuovo programma o applicazione, di solito scopro che alla maggior parte delle mie domande è possibile rispondere con una ricerca online, anche se apprezzo anche ottenere un tutorial da un collega.

10. Parlami della tua esperienza di servizio al cliente.

Quello che vogliono sapere: L'intervistatore desidera avere una visione d'insieme dell'esperienza del servizio clienti: quanti anni, esempi specifici e quali competenze si utilizzano per risolvere i problemi.

Lavoro nel servizio clienti da quando ero un adolescente. Il mio primo lavoro è stato quello di lavorare in una libreria, dove ho aiutato i clienti a trovare libri e talvolta ho coperto il registratore di cassa. Durante il college, ho avuto anche un lavoro al dettaglio part-time, questa volta, vendendo abbigliamento. Quindi, ovviamente, come receptionist presso la ABC Company, ho anche avuto a che fare con i clienti, sebbene in questo ruolo non stavo facendo vendite direttamente. Mi sento davvero a mio agio nell'interagire con i clienti e risolvere i loro problemi, sia che si tratti di trovare il libro che stanno cercando o di cambiare l'orario delle riunioni con un dirigente.

Suggerimenti per rispondere alle domande del receptionist

I migliori addetti alla reception sono comunicatori orientati ai dettagli, organizzati ed eccellenti. Pertanto, i candidati dovrebbero presentarsi pronti a rispondere a domande di intervista a tempo indeterminato che valuteranno l'esperienza, la familiarità con gli strumenti, il processo e il set di competenze sul posto di lavoro, tra cui il lavoro con il servizio clienti, il multitasking e la capacità di effettuare chiamate di giudizio rapide.

In questo caso, gli intervistatori non sono necessariamente alla ricerca di risposte sì o no. Si aspettano invece che i candidati rispondano con esempi specifici che descrivono il modo in cui hanno gestito le situazioni lavorative passate e fanno domande attentamente studiate su priorità, aspettative, obiettivi e sfide dell'azienda.

A causa dei sempre maggiori progressi tecnologici sul posto di lavoro, anche gli addetti alla reception devono possedere forti competenze tecniche. Dovresti avere esperienza nell'uso di sistemi telefonici e macchine per ufficio come stampanti, fotocopiatrici, scanner e fax (sì, ancora), oltre ad applicazioni informatiche come MS Office e software specifici del settore.

7 domande da porre all'intervistatore

Gli intervistatori si aspettano che tu faccia domande. Ecco un elenco di domande che puoi porre durante o alla fine del tuo colloquio:

1. Puoi dirmi di più sulle responsabilità quotidiane per questo lavoro?
2. Quali qualità stai cercando in una persona che vuoi assumere per l'azienda?
3. Quali sono le tue aspettative per questo lavoro e come misuri il successo?
4. Perché l'ultima persona che ha svolto questo lavoro è partita?
5. A chi segnala questa posizione?
6. Quali sono le opportunità di avanzamento di carriera con l'azienda?
7. L'azienda offre opportunità di formazione per i dipendenti?

Come fare la migliore impressione

Una posizione di receptionist può essere considerata entry-level, ma può anche essere il primo gradino della scala aziendale. Un potenziale datore di lavoro sarà attratto da una persona sicura di sé. Spesso sarai la prima persona che i loro clienti o pazienti incontreranno quando entreranno in ufficio per la prima volta.

Assicurati che la tua prima impressione sia la migliore possibile. Ecco come prepararsi per un colloquio. Insieme a un curriculum straordinario, prenditi il ​​tempo di vestire la parte quando intervisti. Se ottieni il lavoro, sarai la persona in prima linea ed è importante mostrare al datore di lavoro la tua immagine professionale.

Se non sei sicuro di cosa indossare durante il colloquio, dai un'occhiata a questi suggerimenti su come vestirti per un colloquio. Se il tuo curriculum e il tuo abbigliamento professionale sono perfetti e sei pronto a rispondere alle domande più probabili, riuscirai a ottenere la posizione per cui stai intervistando.