Strutture di governance del progetto
Contenuto
- Definire la governance del progetto
- Perché la governance del progetto è importante
- Che aspetto ha la governance del progetto
- 5 aree di interesse per la governance del progetto
- Cosa fare se non esiste uno standard aziendale
La governance potrebbe essere uno dei temi più secchi nella gestione dei progetti, ma è anche uno dei più importanti. È il modo in cui il senior management sa che i loro team stanno facendo un buon lavoro e li rassicura che il progetto si sta svolgendo come dovrebbe. Fornisce inoltre i controlli e i saldi necessari affinché i gestori sappiano che il denaro viene speso in modo adeguato e allineato al caso aziendale.
In definitiva, è responsabilità dello sponsor del progetto garantire che vi sia un'adeguata governance, ma anche i project manager possono svolgere un ruolo attivo in questo. Qualunque sia il tuo ruolo, aiuta a comprendere la governance del progetto e come aiuta i team a raggiungere i loro obiettivi.
Definire la governance del progetto
"Governance", in termini di gestione del progetto, si riferisce alle politiche, ai processi, agli standard, alle procedure e alle linee guida che determinano come i progetti sono guidati, gestiti e controllati dalla tua organizzazione. È il quadro all'interno del quale un progetto procede. Include gli aspetti finanziari del progetto, nonché la logistica, il personale e i materiali relativi al progetto.
La governance può essere estesa e "pesante", con molta burocrazia, o "leggera", con una minima supervisione. I manager dovrebbero puntare al giusto livello di governance per l'ambiente e la cultura. Assicurare che le vostre politiche di governance si adattino allo scopo del progetto è un fattore chiave per garantirne l'efficacia.
La governance inizia dall'alto. Nelle grandi aziende, ciò dovrebbe includere un impegno per le linee guida di governance del progetto da parte del consiglio di amministrazione dell'azienda. L'atteggiamento e gli standard che i membri del consiglio si aspettano verranno filtrati fino ai consigli di amministrazione, ai capi progetto e ai team.
Perché la governance del progetto è importante
Il vostro sponsor del progetto e altre parti interessate vogliono sapere che state spendendo il budget del progetto nel modo giusto. Vogliono vedere che stai monitorando i progressi del tuo progetto in modo efficace e stai intervenendo per gestire il rischio del progetto, se necessario, ma la logica per una buona governance del progetto va oltre.
La governance non è solo un problema interno. La governance è richiesta dai clienti, in particolare quelli del settore pubblico. I governi e le autorità di regolamentazione chiedono (e in alcuni casi applicano) determinati standard per determinati progetti. Molte aziende devono aderire alle linee guida della legislazione esterna, come la legge Sarbanes-Oxley, che è stata approvata nel 2002 per richiedere che le aziende adottino determinate misure per garantire audit accurati, responsabilità e trasparenza. Una solida governance del progetto è solo un piccolo modo per dimostrare che la tua azienda opera in modo efficace e nel rispetto delle linee guida e dei regolamenti specifici per il tuo settore.
La governance del progetto ti aiuta anche a:
- Migliora il tuo ritorno sugli investimenti e monitora tali investimenti in modo efficace
- Ottieni buy-in per i progetti
- Evita le cause più comuni di fallimento del progetto creando più opportunità per riconoscerle all'inizio del processo
- Comunicare in modo più efficace
- Introdurre la standardizzazione tra i progetti, semplificando il confronto delle prestazioni
- Ridurre al minimo il rischio
- Sviluppare e motivare il personale in un ambiente strutturato
Che aspetto ha la governance del progetto
Che aspetto ha una buona governance di progetto in un progetto? Riconoscerai determinate attività e qualità quando un progetto ha una governance adeguata.
Esiste un ciclo di vita disciplinato per la gestione dei progetti che include punti definiti per l'approvazione. Questi sono i punti in cui viene discussa la fattibilità del progetto e viene presa la decisione se continuare o meno con il lavoro.
I progetti hanno un chiaro caso aziendalee i casi aziendali dispongono di informazioni sufficienti per consentire ai team di gestione di prendere le giuste decisioni. Tali decisioni sono adeguatamente documentate e comunicate.
Le persone che lavorano ai progetti hanno ruoli e responsabilità definiti. Gli individui che compongono il team di progetto sono esperti e qualificati nei loro ruoli rilevanti. I processi e le procedure dovrebbero consentire ai team di progetto di rivedere il proprio progetto e di richiedere supporto indipendente, se necessario.
C'è un cultura dell'apprendimento continuo ciò consente ai team di progetto di migliorare continuamente e di discutere delle lezioni apprese in un ambiente privo di colpa.
Le parti interessate sono impegnate e si fidano del processo. La governance di un progetto è collegata alle strutture di governance nell'organizzazione in generale. L'obiettivo principale della governance dei progetti è garantire che i progetti vengano realizzati nel modo giusto, che è intrinsecamente legato alla governance finanziaria a livello aziendale, alla gestione dei rischi aziendali e altro ancora.
La governance del progetto dovrebbe adattarsi perfettamente ai tuoi attuali processi organizzativi. In altre parole, non creare un nuovo processo di gestione finanziaria quando ne hai già uno che funziona in altre aree! Usa ciò che esiste attualmente e modifica i processi aziendali per renderli idonei all'uso in un ambiente di progetto.
5 aree di interesse per la governance del progetto
Quando inizi a esaminarlo, ti renderai conto che la governance del progetto è pervasiva attraverso tutti gli elementi della gestione del progetto. Tuttavia, ci sono alcune aree chiave in cui la governance è particolarmente rilevante.
- Metodologie e processi: ti aiutano a fornire lavoro in modo affidabile e sostenibile.
- Gestione della conoscenza: questo è fondamentale per garantire che l'organizzazione apprenda dall'esperienza del progetto. La gestione della conoscenza è essenziale se si desidera smettere di commettere gli stessi errori più volte.
- Maturità del project management: man mano che il project management dell'organizzazione matura attraverso l'esperienza, anche la tua capacità di fornire risultati positivi.
- Buy-in di livello senior: l'impegno per la governance del progetto inizia dall'alto. Se si dispone di supporto di gestione, questo si ripercuoterà su tutti i livelli dell'azienda e l'approccio alla governance sarà più sostenibile.
- Cultura di supporto: una cultura di supporto, non di colpa, garantirà ai responsabili di progetto l'ambiente giusto in cui prosperare. Una cultura di supporto, guidata dall'ufficio di gestione del progetto o dal direttore del progetto, aiuterà i project manager a raggiungere i loro obiettivi e quelli del progetto.
Cosa fare se non esiste uno standard aziendale
Molti project manager in organizzazioni più piccole si trovano a gestire progetti in un ambiente che è di supporto e in cui esiste un consenso per il concetto di gestione del progetto, ma mancano strutture organizzative formali da cui nutrirsi.
In quella situazione, che non è esclusiva per le piccole organizzazioni, progetterai da zero il tuo modello di governance del progetto. Se non esiste un approccio di governance del progetto che puoi togliere dallo scaffale e adattarlo al tuo progetto, dovrai costruirne uno tuo.
Non è così difficile come potrebbe sembrare. Inizia con l'impostazione delle basi:
- Creare un documento "ruoli e responsabilità".
- Assicurati di avere uno sponsor del progetto.
- Assicurati di avere un comitato di progetto o un gruppo direttivo e organizza riunioni regolari per le quali prendi e distribuisci i minuti.
- Impostare un processo di gestione dei rischi.
- Impostare un processo di gestione delle modifiche.
- Costruire punti nel programma del progetto in cui si controlla la fattibilità del progetto rispetto agli obiettivi originali del caso aziendale (la fine di ogni fase della fase è il punto naturale per mettere questi controlli).
