Come sviluppare un piano per l'outsourcing

Contenuto

• Processo di sviluppo
• Realizzazione
• Impostazione degli obiettivi
• Partecipazione
• Identificazione
• Esecuzione

Molte discussioni sull'outsourcing nei media lo rendono complesso, ma è abbastanza semplice. Anche nelle nostre case, esternalizziamo molte attività: cucinare, mantenere i nostri prati e cura dei bambini, solo per citarne alcuni. Quando non abbiamo il tempo, la concentrazione o le capacità per fare il lavoro da soli, cerchiamo qualcuno che può farlo e qualcuno che farà il lavoro per un prezzo che possiamo permetterci di pagare. Le aziende lavorano allo stesso modo, anche se le loro decisioni possono coinvolgere più fattori e decisori.

Processo di sviluppo

Ma proprio come le famiglie prendono decisioni diverse, le società possono prendere decisioni sorprendentemente diverse sull'outsourcing. Non esiste un modello che funzioni per tutte le aziende, ma esiste un processo che tutte le aziende devono considerare:

Realizzazione

In passato, molte società potrebbero non sapere nemmeno cosa fosse l'outsourcing. Oggi conoscono l'outsourcing, ma potrebbero non rendersi conto di quanti programmi di outsourcing (e di outsourcing) già gestiscono: centri di copia, mailroom, gestione delle strutture, IT e persino parti di un dipartimento legale aziendale. L'outsourcing potrebbe non risolvere tutti i problemi, ma conoscere la generazione precedente di contratti identificherà nuovi progetti e fornirà preziose informazioni.

Impostazione degli obiettivi

Per avere successo nella creazione di un programma di outsourcing, è necessario definire obiettivi specifici, come ridurre i costi aziendali complessivi del cinque percento, concentrarsi sull'efficienza per una singola sede o esaminare solo le funzioni svolte in una business unit. Gli obiettivi non hanno bisogno di dettagli straordinari. Man mano che la tua esperienza di outsourcing aumenta, le definizioni cambieranno.

Partecipazione

Sono necessari partecipanti provenienti da molte aree di competenza per fornire input al piano, per verificare i presupposti e per fornire il giudizio di esperti. Quando passi da un piano generale a progetti specifici, ripeterai questo processo e creerai sottogruppi con conoscenze ancora più specifiche.

Identificazione

Ora che hai obiettivi ed esperti per identificare e interpretare le informazioni, è tempo di identificare progetti specifici per il tuo programma di outsourcing. Ogni azienda sviluppa criteri diversi ed è guidata dalla cultura tanto quanto dall'analisi finanziaria o operativa, ma ci sono criteri comuni che dovresti considerare:

• Decisioni precedenti: La tua azienda probabilmente ha preso decisioni precedenti sull'uso di non dipendenti, come lavoratori temporanei o contratti di servizio. Lavora con Procurement e il tuo PMO (Project Management Office) per i dettagli. Guarda come hanno affrontato i problemi in questo elenco e compila le lezioni apprese.
• competenza: Stai svolgendo funzioni o producendo prodotti senza esperienza sufficiente o hai problemi a trattenere i dirigenti? L'attuale direzione ha un piano per affrontare questi problemi? In caso contrario, questo potrebbe essere un buon progetto di outsourcing.
• Qualità: Anche se una funzione ha persone con le giuste competenze e manager esperti, potresti non ottenere il livello di servizio di cui hai bisogno. Il gestore conduce sondaggi con i clienti? Cosa dicono i clienti di prodotti o servizi? Un divario nella qualità o una mancanza di interesse nel servizio clienti è un'altra bandiera per l'outsourcing.
• Costo: Un servizio di altissima qualità non è necessariamente un buon valore. Come si confrontano i costi con i concorrenti? La funzione produce report mensili: costi unitari, costi operativi, andamento dei costi pluriennali? Se questa funzione non è in grado di produrre questi report, un servizio in outsourcing potrebbe fornire una maggiore trasparenza nelle operazioni.
• Scala: Quando esaminerai l'intera azienda, farai molte scoperte inaspettate. Rimanere concentrato! Un grande progetto è un candidato migliore per l'outsourcing rispetto a una serie di progetti più piccoli. Quel singolo grande progetto richiederà molte meno risorse amministrative e di gestione. Tieni un elenco completo, ma seleziona solo i candidati che avranno un grande impatto sulla tua prima ondata di progetti.
• Sicurezza: Ora hai una buona idea di potenziali progetti. È tempo di filtrarli secondo gli standard di sicurezza. La sicurezza è un argomento complesso e controverso. Standard diversi si applicano a settori diversi e alcune aziende sono più attente alla sicurezza rispetto ai loro concorrenti. Comprendere gli standard interni e di settore e limitare di conseguenza i progetti di outsourcing. Includi nelle discussioni discussioni legali, IT, sicurezza aziendale, conformità (se applicabile) ed eventuali dipartimenti "a rischio".
• Definizione delle priorità: Ogni oggetto sopra (e forse altre caratteristiche) deve essere valutato e quindi a ciascun progetto dovrebbe essere assegnato un "valore di outsourcing" totale. Indubbiamente, ci saranno molti dibattiti su quali caratteristiche siano le più importanti, se i loro punteggi sono accurati e se dovrebbero essere considerate altre caratteristiche. Non essere sorpreso se questo processo dura mesi o addirittura anni.
• Comunicazione: Quando hai dato la priorità ai potenziali progetti, hai tenuto molte riunioni e parlato con molte persone. Aspettatevi che queste discussioni siano informazioni pubbliche nei dipartimenti che avete preso di mira per l'outsourcing. Supponi sempre che queste discussioni arrivino alla popolazione dei tuoi dipendenti, spesso in tempo reale. Le comunicazioni aziendali attentamente ponderate devono essere preparate e pronte. Non lasciare mai che le voci diventino una migliore fonte di informazioni rispetto ai fatti.

Esecuzione

Alla fine di questo processo, avrai il tuo piano di outsourcing iniziale. Esistono molti altri passaggi durante l'esecuzione di questo piano: conferma dei dati, creazione di sottocomitati per progetti specifici, identificazione dei fornitori, esecuzione di progetti pilota, assegnazione di contratti e così via. Tuttavia, lo sviluppo del tuo piano ti fornisce i primi e più importanti passaggi.