Rimborso del chilometraggio dei dipendenti

Contenuto

• Tariffe di rimborso miglia chilometriche
• Rimborso dei dipendenti pubblici
• Requisiti di rimborso delle spese automobilistiche
• Altri modi in cui i datori di lavoro compensano i dipendenti per le spese automobilistiche
• Conseguenze fiscali per i rimborsi di miglia
• Spese di auto non rimborsate

Il rimborso dei dipendenti per l'utilizzo della propria automobile varierà leggermente a seconda del datore di lavoro e del settore, ma la maggior parte delle organizzazioni compensa i dipendenti approssimativamente alla tariffa chilometrica standard stabilita dall'IRS o dalla tariffa di rimborso del veicolo di proprietà privata. La tariffa viene stabilita ogni anno dalla General Services Administration (GSA) sulla base di ricerche condotte da una società di consulenza indipendente in merito ai costi correnti per l'utilizzo di un veicolo.

Per il 2020, la tariffa chilometrica standard è fissata a 57,5 ​​centesimi per miglio percorsa, in calo rispetto ai 58 centesimi del 2019. Questa tariffa fissa standard comprende i costi di assicurazione, registrazione, gas, petrolio e manutenzione. spinge molto per lavoro, questo può comportare una detrazione significativa.

Tariffe di rimborso miglia chilometriche

La maggior parte dei datori di lavoro rimborserà al tasso IRS o GSA poiché possono detrarre tale importo come spesa quando presentano la dichiarazione dei redditi delle società, anche se ci sono altre formule fiscali complesse che i datori di lavoro possono utilizzare. Quando i lavoratori qualificati sono difficili da trovare durante le espansioni economiche, i datori di lavoro hanno maggiori probabilità di fornire tassi competitivi di rimborso.

Il servizio delle entrate interne richiede che i pagamenti di rimborso siano effettuati separatamente dallo stipendio, senza tasse trattenute. Alcuni datori di lavoro, pertanto, elaboreranno i pagamenti delle spese attraverso il sistema di contabilità fornitori per tenerli separati dal libro paga e per mantenere la conformità con le leggi IRS.

Se il tuo datore di lavoro sta rimborsando alla tariffa GSA o IRS o vicino, puoi essere certo di ricevere un accordo equo.

Rimborso dei dipendenti pubblici

I dipendenti pubblici saranno sempre rimborsati esattamente alla tariffa GSA se l'uso di un'auto di proprietà privata è autorizzato o quando non è disponibile alcun veicolo pubblico.

Requisiti di rimborso delle spese automobilistiche

Dovrai fornire un registro del chilometraggio, le ricevute del gas e la documentazione di ogni altra ricevuta di spesa ammissibile relativa alla tua auto. Senza registrazioni dettagliate, la nota spese potrebbe essere respinta. O peggio, il tuo datore di lavoro potrebbe potenzialmente intraprendere azioni disciplinari se ritiene che il tuo reclamo possa essere fraudolento. Molti datori di lavoro richiedono la tenuta di registri contemporanei, proprio come l'IRS. Non tentare di stimare il tuo chilometraggio in quanto ciò potrebbe violare le politiche del tuo datore di lavoro.

Tenere carta e penna in macchina è un metodo, sebbene noioso; una scelta migliore è un'app di tracciamento del chilometraggio che traccia automaticamente i tuoi viaggi in un registro contemporaneo che puoi stampare o scaricare. È un modo efficace per tenere traccia del chilometraggio, dei punti di inizio e di fine e dello scopo commerciale che l'unità deve includere nella nota spese.

Altri modi in cui i datori di lavoro compensano i dipendenti per le spese automobilistiche

Secondo la Society for Human Resource Management, queste sono alternative comuni al rimborso del chilometraggio in quanto i modi per i datori di lavoro di compensare i dipendenti per le spese di business sono:

Indennità per auto piatta.I datori di lavoro forniscono ai dipendenti un'indennità per auto piatte, ad esempio $ 400 al mese, per coprire i costi di carburante, usura, pneumatici e altro ancora.

Programmi FAVR.I datori di lavoro rimborsano i dipendenti nell'ambito di un programma di rimborso a tasso fisso e variabile (FAVR), in cui ai dipendenti vengono rimborsati i costi fissi (come assicurazione, tasse e tasse di registrazione) e le spese variabili del veicolo (come carburante e manutenzione). I rimborsi sono esenti da imposta per i dipendenti se sono soddisfatti determinati requisiti di contabilità delle spese.

Conseguenze fiscali per i rimborsi di miglia

I rimborsi di miglia sono considerati esborsi esenti da imposte da parte dei datori di lavoro, purché siano documentati e non superino le spese effettive. Tuttavia, il tuo datore di lavoro non può pagare direttamente per costi operativi come riparazioni o manutenzione della tua auto senza conseguenze fiscali. Altre spese come i pedaggi direttamente collegati al trasporto aziendale possono essere rimborsate senza tassazione, a condizione che tu abbia le ricevute.

Alcuni datori di lavoro prevedono un'indennità mensile per le spese automobilistiche. Se i dipendenti sono tenuti a fornire registri delle spese, saranno tassati solo per qualsiasi importo ricevuto in eccesso rispetto alle spese registrate. Se i datori di lavoro non richiedono documentazione, l'indennità può essere soggetta a tassazione.

Spese di auto non rimborsate

A partire dall'anno fiscale 2018, con l'attuazione del Tax Cuts and Jobs Act, i lavoratori non sono più in grado di detrarre le spese automobilistiche non rimborsate. Nel 2017 e negli anni precedenti tali spese erano deducibili nella misura in cui superavano il 2% del reddito lordo rettificato. Pertanto, i lavoratori che guideranno ampiamente nell'ambito dell'espletamento delle loro responsabilità lavorative dovrebbero valutare attentamente le politiche di rimborso dell'azienda mentre esaminano le offerte di lavoro.

Se un datore di lavoro in genere non rimborsa le spese dell'auto, allora potresti offrirti di ridurre lo stipendio in cambio di un rimborso poiché il rimborso sarà protetto dalle tasse se le spese sono documentate in modo appropriato. In alternativa, è possibile negoziare un salario più elevato per tenere conto dell'onere fiscale aggiunto ai sensi della nuova legge fiscale.

Secondo l'IRS, nonostante la sospensione di detrazioni dettagliate varie, le detrazioni per le spese deducibili nella determinazione del reddito lordo adeguato non sono sospese. Ad esempio, i membri di una componente di riserva delle Forze armate degli Stati Uniti (Forze armate), i funzionari del governo statale o locale pagati a titolo oneroso e alcuni artisti dello spettacolo hanno il diritto di detrarre le spese di viaggio dei dipendenti non rimborsate come adeguamento al reddito totale sulla riga 24 dell'allegato 1 del modulo 1040 - 3 - (2018), non come detrazione dettagliata sull'allegato A del modulo 1040 (2018) e pertanto può continuare a utilizzare la tariffa di miglia standard aziendale.

Le informazioni contenute in questo articolo non costituiscono consulenza fiscale o legale e non sostituiscono tale consulenza. Le leggi statali e federali cambiano frequentemente e le informazioni contenute in questo articolo potrebbero non riflettere le leggi del proprio stato o le modifiche più recenti alla legge.