Saluti via e-mail che vengono letti
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Secondo BusinessInsider.com, l'impiegato medio assegna circa il 25% della giornata alla ricerca di centinaia di e-mail. Mentre alcune persone hanno bisogno di ripassare l'etichetta e-mail di base, altre commettono errori semplicemente perché sono sopraffatte dall'enorme volume di comunicazioni.
Durante la tua ricerca di lavoro, probabilmente invierai molte, molte e-mail, tra cui lettere di accompagnamento, note di ringraziamento e messaggi alle connessioni relative alla ricerca di lavoro.
Prenditi il tempo necessario per evitare errori imbarazzanti, come errori di ortografia del nome di qualcuno, e assicurati di scrivere note che ottengano una risposta.
Inizia con un saluto professionale
Cerca di ottenere chiarezza nella riga dell'oggetto. Scegli qualcosa di diretto che identifichi lo scopo della tua e-mail, ad esempio "orario della riunione modificato" o "query rapida sulla tua proposta".
Evita di far penzolare una carota con un teaser come "Ho bisogno di informarti ..." che cerca di attirare la lettura per aprire l'e-mail per ottenere la tua intenzione. Le persone spesso decidono se aprire un'e-mail in base all'oggetto, quindi scegline uno che indichi chiaramente il tuo scopo.
Usa un saluto professionale. Includi un saluto appropriato per le circostanze e il destinatario. Alcuni messaggi di saluto funzionano in un'e-mail ma non vengono utilizzati in una lettera normale mentre alcuni messaggi di saluto funzionano per entrambi.
Scegli un saluto in base a quanto conosci la persona a cui stai scrivendo e il tipo di messaggio che stai inviando. Ad esempio, se scrivi a qualcuno che conosci, "Ciao Jim" è appropriato. "Gentile Sig. / Sig. Smith" sarebbe appropriato quando si fa domanda per un lavoro o si scrive una lettera commerciale.
Evita di aprire un'e-mail con "hey" che suona molto informale e generalmente non utilizzata sul posto di lavoro. Inoltre, evita "Ciao gente" o "Ciao ragazzi", anche se la natura della vostra e-mail è rilassata.
Esempi di saluto
- Caro Nome Cognome(funziona bene se non conosci il genere della persona con cui stai scrivendo)
- Caro nome(quando invii un'email a qualcuno che conosci)
- Ciao nome(Quando invii un'email a qualcuno che conosci)
- Gentile Sig. Cognome
- Gentile Sig. Nome e cognome
- Caro Dr. Cognome
- Per chi è coinvolto
- Caro responsabile delle risorse umane
- Caro Direttore del Personale
Usa la punteggiatura corretta dopo il tuo saluto. Per e-mail più formali, utilizzare un punto e virgola dopo il nome. Per le persone che conosci o una corrispondenza più casuale, usa una virgola dopo il nome del saluto.
Evita errori comuni
Quando si scrive un messaggio di posta elettronica, a volte si verificano i seguenti errori quando le persone si affrettano a troncare rapidamente un messaggio. Prenditi il tempo per rivedere il tuo messaggio ed eseguire i seguenti passaggi.
- Aggiungi l'ultimo indirizzo email.Se non hai la possibilità di annullare l'invio di un'e-mail, aggiungi l'ultimo indirizzo se tendi ad avere un dito a innesco rapido. Inserisci il nome del destinatario solo quando sei sicuro che la tua e-mail sia pronta.
- Evita il vecchio errore "rispondi a tutti".Guarda il grilletto quando premi "Rispondi a tutti". Valuta se tutti nella lista hanno davvero bisogno di leggere quello che hai da dire. Inoltre, fai attenzione alle e-mail più vecchie della catena che potresti non voler vedere nell'elenco Rispondi a tutti.
- Vacci piano con l'umorismo. L'umorismo può essere difficile da discernere in un'e-mail poiché il tuo tono non risplenderà necessariamente. Senza il linguaggio del corpo, l'espressione facciale o la cadenza, l'umorismo può cadere piatto o persino insultare involontariamente un lettore. Gioca al sicuro e lascialo fuori.
- Correggi.Non commettere l'errore di pensare che le persone perdoneranno errori di battitura nelle e-mail informali o che gli errori saranno tollerati se si digita sul telefono. Potresti essere giudicato severamente dagli errori nella tua e-mail, specialmente se dilagano. Non fare affidamento su un controllo ortografico che spesso può scegliere la parola sbagliata per te. Controlla le tue e-mail proprio come faresti con qualsiasi documento importante. In particolare, controlla sempre e ricontrolla di aver scritto correttamente i nomi delle persone.
- Non usare emoji o emoticon. Sempre più, i messaggi di posta elettronica hanno iniziato ad assomigliare ai messaggi di testo. I messaggi sul posto di lavoro ora a volte includono emoji "a pollice alzato" o faccine sorridenti. Anche se stanno diventando più comuni, evita emoji ed emoticon nella corrispondenza formale. Se il tuo messaggio di posta elettronica include il cognome di una persona, questo è un segno sicuro che dovresti lasciare emoji ed emoticon.
- Ricorda che l'e-mail dura per sempre.Pensaci due volte prima di inviare per e-mail qualcosa di personale o confidenziale, licenziare qualcuno via e-mail, denigrare qualcuno o rispondere con rabbia. Anche i messaggi di posta elettronica eliminati possono essere ripristinati dai backup dei dati. Quei tipi di interazioni potrebbero essere fatti meglio di persona. Applica la regola delle 24 ore. Se non sei sicuro di dover inviare il messaggio, attendi fino al giorno successivo per decidere. Un'altra buona regola empirica: non scrivere nulla in un'e-mail che non saresti disposto a condividere pubblicamente, ad esempio in una deposizione o sui social media, ad esempio.
